三、 秘书职业的特征
秘书职业的特征具体体现在以下四个方面。
(一)工作的依存性
作为秘书,在开展工作时必须以领导活动为中心,并受制于领导活动。除了处理常规性事务外,秘书绝大多数行为的启动、运行和终止,都要受到领导活动的制约,所以其工作具有较大的依存性。
(二)服务的全面性
秘书的工作岗位已规定了它的角色归属,即为其服务对象提供服务,而且这种服务应该是直接的、全面的。从辅助领导决策,沟通协调各种关系,到办公室事务管理、文书档案管理,从接待工作、会务工作,到调研工作、信访工作等,无不体现出秘书为其服务对象提供服务的全面性。
(三)角色的差异性
秘书角色事实上是一个较模糊的、有很大差异性的角色。之所以有这样的差异性,主要是由服务客体 (秘书)和服务主体 (领导)两个因素决定的。就服务客体而言,有的秘书有雄才大略,有较强的管理能力,而有的秘书有较强的公关能力,能左右逢源等;就服务主体而言,其素质的不同更是决定了秘书角色的差异性。
比如,有两位领导,分别是 A公司的总经理和 B公司的部门经理。这两位领导的性格、工作方式和对秘书的期望都存在显著差异。A公司的总经理是一位富有远见和战略思维的领导者。他经常需要处理复杂的商业决策,参与高层会议,并与多个合作伙伴进行沟通。因此,他的秘书需要具备出色的组织能力和协调能力,能够高效地安排日程、准备会议材料,并在必要时协助总经理进行商务谈判。这位秘书还需要具备高度的保密意识,因为总经理经常需要处理敏感的商业信息。相比之下,B公司的部门经理则更注重日常运营和团队管理。他的秘书更多地负责处理部门内部的行政事务,如文件归档、员工考勤等。此外,由于部门经理经常需要与下属沟通,他的秘书还需要具备良好的人际交往能力,能够协助经理处理员工的问题和反馈。由于这两位领导的素质和工作方式不同,他们对秘书的期望和要求也截然不同。因此,即使两位秘书从事的是相同的工作,但他们在工作中扮演的角色、承担的责任和所需的技能都存在一定的差异。这正是服务主体素质不同所导致的秘书角色差异性的体现。
(四)才能的复合性
无论是公务秘书还是私人秘书,领导往往都要求秘书能一人多用。特别是在私营企业,领导更是要求秘书既能撰写文稿,又能处理文书档案;既要会办公自动化操作,又要懂外语;既要管好内部事务,又要善于公关协调。也就是说,要求秘书有 “十八般武艺”,样样能行,场场能上,是一个复合型人才,这充分体现了秘书才能的复合性。
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