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在突发事件中学会简单管理

邓一飞

2003-08-25 14:06:24 来源：

　“在几乎要为客户完成一份订货的时候，客户突然打来电话要求增加‘少许订货量’，但要求发货日期不变。其实这‘少许订货量’也不是一个小数目。你是一名新手，客户说你的前任每次都能满足这种要求。此时你该怎么办？A、答应客户，满足客户，本来就应该这样处理；B、让工人们多加几次班，并且和他们一起抱怨‘这个客户真没人性’；C、投入更多资源努力满足客户的要求，如果不行，与客户商议制定另外一个最后期限；D、使用为防止意外而预留的货物（假设你有一些），满足客户的需求。”——在《简单是金》这本新概念管理书中，出现得最多的就是办公室的真实场景，例如和上司开会讨论，和客户之间的接触，如何安排复杂的日程和项目等等。这是在商务活动中每天都要面临的挑战，它们中的大多数都属突发事件。

　从理论上讲，每一个人都可以是非常聪明的，为什么很多事情搞砸了？弗格斯·奥康奈尔认为，原因就在于没有抓住事情的顺序和要点，并由于经验不足而凭着下意识做出错误的决定，导致本来一件很不错的事情变得不可收拾。作者在这本书里提出了他的“七大原则”——1、事情原本非常简单；2、首先知道应该做什么；3、凡事必有顺序；4、事情不会自己完成；5、有些事出乎意料；6、有些事非此即彼；7、从他人的立场看问题。

　这本书旨在培养管理者的一种洞见能力——管理学上的事情，更多的像我们玩的“脑筋急转弯”游戏，办法就在那里摆着，我们却在以往的理论惯性思维下视而不见。例如，当一栋新大楼的电梯不够满足来往员工的需求，大家怨声载道的时候，是拆改电梯增大运力，还是选择什么别的办法？书中的例子告诉我们，在电梯边上增添两面镜子，让大家分散注意力去关注自己的仪容，自然不觉得等电梯的时间漫长了。事情处理得非常简单，因为本身人们在等电梯或等车的时候，对于时间的感觉就有“放大”效应。

　对于项目的管理，本书的作者提出了一些切实可行的办法，例如增加项目进度列表（条形板），分工管理列表（跳舞卡）等一些可以直观表现整体进度的方法。作者还特别强调了突发事件对于整个进程的影响——在他看来，所谓的突发事件再正常不过了，如果你不会应对它，那就不能说是一个合格的充满智慧的管理者。简单不意味着对事情的放任，如果你对事情的要点不能把握住的话，那么付出再多的努力也只能把事情搞复杂了。一个大项目必须分成许多小的工作来完成，小的工作也不会自己完成，管理者必须监督执行这些事情，再复杂的计划书也不能帮你做这些。而随时会发生的意外情况就像公式中的变量一样，是一个正常现象，你必须像控制可逆的化学反应一样，时刻问自己现在是否正处于正确的进度和方向，否则，内在的动力和问题很容易把整个项目拉向目标的反面。

　在《简单是金》这本书里，作者告诉大家的都是直指人心的道理，看起来非常朴素，甚至有人会觉得为这些问题和原则出一本书有点多此一举，还不如看看大学的管理学教程。真的是这样吗？看过这本书，恐怕没有人会这样说了，因为这是作者多年在高科技项目管理上积累的经验，是抛弃浮华和矫饰后留下的精华。长篇大论的管理理论的确可以教人怎么去逻辑化地思考问题，提升思维水平，但那是复杂的艺术舞蹈。而这本书要告诉我们的却是简单的技击术，是怎样用简洁的办法在最短的时间里打倒敌人的七种“拳法”。花拳绣腿和书生意气不可能战胜商场上变幻莫测的敌人；因此本书指出的方法也可以比喻为禅学的那种放下烦恼、见性成佛的顿悟。

　《简单是金》在海外得到的诸多评价中，《星期日泰晤士报》的说法最是有趣：“奥康奈尔有关创建一个更好工作环境的观点正如他所说的那样简单，并且给那些苦于无力追求哈佛商学院最新管理理论的人们带来一丝安慰。”它的中文版不到150页，任何处于繁忙工作中的人都能在一周之内读完，也正是体现了作者的初衷。

　《简单是金》［英］弗格斯·奥康奈尔著郭玉广等译人民邮电出版社2003年3月版

本版责编：孟婉霞

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