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出版社如何做好馆配业务

作者：毛丽冰王飞吴雨珊

2008-11-11 10:51:40 来源：《出版商务周报》2008年11月10日

　编者按：现今，馆配业务越来越受到各家大学社和专业社的重视，各家的馆配模式不尽相同。在当下馆配市场趋向理性和注重品质的情况下，如何更好地做馆配业务成为出版社要费心琢磨和探索的问题。在本报记者采访的10家大学社和专业社中，他们分别从如何参与馆配会、如何服务好馆配商和图书馆采购员、如何保持与采购方的良性信息沟通等方面分享了他们的经验。

　华东师大社：利用好馆配会是关键
　李旭（华东师范大学出版社发行人员）
　我社去年销售码洋为5.86亿元，主要是中小学教材、大中专教材及教辅，馆配在我社总的发行业务中所占比例较小。但是，馆配渠道在社科图书销售渠道中占有非常重要的地位。特别是我社的社科书比较高端，市场销售周期长。馆配无退货，配出去就等于是销售，所以，在社科书的销售上，馆配是我们的主要销售渠道之一。
　现阶段，馆配市场竞争非常激烈，无论出版社还是馆配商，如果仅仅是靠拼折扣的话，只会害人害己，让整个市场利润进一步减小。作为出版社一定要做好自己的每一本书，保证图书质量，做好对客户消费者的服务工作，这才是根本，其他的销售策略、营销方案都是辅助的。作为馆配商应该更着力于服务上，不盲目扩大规模、稳扎稳打、保证利润。出版社和馆配商共同努力打造这个市场良性竞争的环境，以实现双赢。
　对于馆配会，我得出如下一些经验和大家分享：
　一、馆配书的配发工作，发多少，发什么书，这是一项很有技术性的工作。我们这几次馆配会在图书配发工作上有惨痛的教训，即盲目地按书的新旧程度来安排复本量，新书多发，老书少发。其实在发书前我们首先应该问清楚这次来的图书馆是哪些；是高校馆还是公共馆，还是中小学馆。其次我们应该问清楚这次图书馆采购的任务是多少，然后根据自己的实际情况，再考虑配发。这样发书就可以更合理一点。
　二、我个人觉得馆配会应该靠品种取胜，有些老书其实也可以发过去，发一点总归是能卖一点，卖一本就少一本库存。对出版社来说，品种多有两个好处，一是让图书馆觉得出版社的品牌好，是大社，对图书质量放心；二是这么多品种，总有一些书是图书馆需要的，不管是什么图书馆总能采到你想要的书。这样就能够靠品种把销售拉上去。
　三、图书摆放问题，如果是现采会的话，出版社将那么多书发过去，摆放也很重要，成套书要放一起，图书最好要按类别分开。图书馆的采购人员普遍对套书比较感兴趣，一般都是一套一套地来采，所以放在一起非常有利于销售。图书按类别分是因为，有些图书馆会分几批采购、分别采不同的书，如果他们扫一眼我们的展位，看到的恰好不是他要采的那类书就会错过更多，而如果放在一起就会便于他们挑选。但问题是，书店的人员不会给我们按类别分，他们的工作只是拆包把书摆放好，所以我们几次馆配会的书都放得很杂乱，而且由于品种太多，复本量多，地方有限，展位上都放得满满的，我们再调整很难，我想以后出版社在配发这些馆配会新书时，可否分多个清单，比如教育类的开在一个清单，心理类的开一个单，学术类的开一个单，并在外包装上加以注明，这样的话便于对方给我们展示。
　四、导购工作很重要，如果馆配会只有业务员去做导购，由于专业知识实在有限，好多采购员问得专业一点的问题可能很难回答。如果馆配会有相关编辑参加的话，应该会好很多，另外，编辑来参加还有一个好处是，可以抽空看一下其他的出版社，相关方面的新书，什么书卖得好，对自己也有个借鉴。导购工作要主动热情，尽可能地让老师更多地了解我们的书。
　五、适当放点书目也很重要。有些图书馆采购人员会觉得一本一本地挑书累，他们更愿意收集书目找个地方坐下来拿机器扫。万一有的采购员找的书我们没有带也可以给书目让他们采。书目的样式应该多元化，要根据活动的不同做不同的书目，比如馆配会我们放的书目就应该是全书目，品种全。全国书市、各种订货会，我们应该针对主要新书做一个书目。如果还是厚厚的一本，客户拿着也不方便，我们的成本也高。
　六、小礼品的赠送确实有必要，现在图书馆采购人员素质参次不齐，有些人就是冲着小礼品来的，哪个地方有小礼品就多采点，哪里没有小礼品就少采点，甚至不采。另外有些采购员确实是根据自己的实际需要来采书的，而且采我们社的图书也不少，我们确实也想表达一下我们的谢意，联络一下感情，加深一下印象。当然，礼品的赠送也应该是合理的，不能盲目地发，要有针对性地发放。
　七、图书馆信息的收集很重要。在馆配会上，我们都会留一些图书馆采购人员的信息，应该坚持把这些信息收集、整理出来，建立自己的图书馆信息库，并根据这些信息定期向图书馆发送新书信息。

　浙大社：产品和服务两手抓
　杨小明（浙江大学出版社副总编、发行中心主任）
　石国华（浙江大学出版社发行中心副主任）
　我社每年的发行码洋约2亿元，其中馆配渠道的码洋占1200万左右，约占1/9。近一年来，我社的馆配业务发展较快。由于图书馆不存在退货等问题，对于我社来说，馆配市场非常值得一做。
　我们认为大学社要做好馆配市场，有两点值得注意，一是从选题上要做一些适合馆配市场的图书，比如一些高端专业书、学术书等，我们会针对馆配市场出版一定数量的“定向”图书；二是，要为图书馆做好服务，也就是服务要到位。作为图书馆，他们一般的图书都会收藏，因此要在服务上有所突出。
　今年我们在拓展浙江省内的馆配市场上采取了一些新的措施，主要是加入浙江省图书馆工作委员会。该委员会每年都会召集浙江省全省的图书馆举行常务会议等，通过参加这些会议，我社可以及时地了解到各大图书馆的最新信息和计划。同时，我们也会在会场上向各家图书馆发送他们之前制定好图书的marc数据，并赠送小礼物，通过这样的形式，至少把浙江省的图书馆馆长和采编部主任都认全了。在建立联系之后，我社会定期向采编部主任的邮箱发送我们的新书书目，使信息在第一时间送到图书馆那里。我们希望进一步加强和图书馆的合作，主要是及时获得图书馆的反馈。了解我社图书在各个图书馆的占有率和主要类别，是我们获得反馈的主要目的。
　在省外的馆配市场方面，目前我社仍然保持与人天、教图、儒林等馆配商合作的形式，但我们希望能够将目前我社成功模式拓展到省外。学校通过馆配商采购或者直接向他们采购并不重要，关键是我们要把信息发到各省、各个出版社的负责人那里。目前，我社也在考虑加入其他省市的图书馆协会等组织，从而与外省图书馆建立密切的联系。
　我社也积极参加各种馆配会，对于现采形式的馆配会，最重要的一点就是做好前期准备工作，携带尽可能多的样本参会，而在非现采形式的馆配会上，主要针对的是老客户，和他们合作的关键是图书的品种要新，因为图书馆对图书的定价高低并不太在意，因此要在内容和品种上吸引他们。

　武大社：靠学术书做大馆配市场
　李义发（武汉大学出版社发行部主任）
　我社以学术书为主，很适合馆配市场的需求。我社自成立学术分社以来，学术图书在质量和数量上都有了明显的增长。我社学术著作的生产码洋达到总码洋的40％左右。从2004年以来的全国书市上，我社馆配图书订货码洋在全国500多家出版社中稳居前20名。
　我社没有专门负责馆配业务的人员，只是由负责各个片区的业务员管理各自地域的图书馆业务，因为我社的学术书质量好、品位高，也特别受图书馆采购员的欢迎。我们很重视对客户的维护工作，每周定期向馆配商发送最新、最全面的信息，对图书馆则是每月一次。
　我社的人文类学术书尤其受到馆配商和图书馆采购的青睐，近来由学术分社推出的“武汉大学百年名典”及“名家学术”系列丛书，部分书已售出4000多册。我社正在运作一套17卷、2000万字的《中国历代科举文献整理与研究丛刊》也将针对馆配重点推出。
　与馆配商的合作，我们认为，及时、完整的信息沟通和交流是最重要的。但是后期的回款不是那么尽如人意，账期越来越长、回款越来越慢，这让人感到遗憾。

　电子社：找准定位做馆配
　张昭（电子工业出版社业务经理）
　我社一般会很积极地参加各地的馆配会，虽然现在的馆配会很多，甚至有些是疲于应付。根据我们的感受，去现场参加和不参加还是有很大差别的，如果你不去，图书馆就很少采你的书。去了现场后，还得主动去推荐，如果不推荐，采购员也很少关注到你的书。有的时候，我们甚至要提前把一些学校图书馆需要的书选好，他们来的时候，只需要进行二次选择就行了，这是在现场需要做的工作。
　在馆配会开始之前，还有很多工作要做。要找准自己的定位，从出版社的专业品种出发，去找对口的图书馆，让专业书找专业的图书馆。就我们来说，只能找那些设有这些专业的高校图书馆。另外，在馆配会之前，提前一周或10天，去拜访几所当地的重点院校，发一些邀请，做好沟通。到现场后，就可以很自然地和他们打招呼，并告诉他们需要的图书已经准备好。

　高教社：教材为主拓展馆配市场
　刘辉（蓝色畅想图书发行有限公司运行总监）
　高教社的产品以教材为主，馆配占高教社总销量的份额较小，但高教版产品在图书馆的大面积虚位，和高教社非教材，特别是学术和社会学习类图书的日益增多，都使得高教社开始着力馆配业务。前两年的馆配市场很火暴，而现在更趋理性，更加注重图书的质量和对重点出版社的采到率，这对一直坚持低定价但折扣并不占优的高教版产品来说可能也是一种机会。
　随着高校图书馆教学参考服务功能的不断加强，目前大部分高校都会馆藏教材，因为对老师来说，图书馆的图书可以免费、长期地借阅，是其选择教材、备课或获取资讯的最佳途径。而高教社重点关注的正是教材的馆配市场。目前，我们在和中教图保持紧密合作的同时，也在和渠道内区域性经销商加强合作。在对渠道和终端的服务上，一方面蓝色畅想公司在逐步完善定投馆配目录、免费提供数据、联合举办现采等服务；另一方面高教社也在发挥其在原有教材市场的优势，在18个主要省市原有教学服务中心样书架的基础上丰富了适用于馆藏的品种，使得当地的馆配商可以组织图书馆采购员足不出省就能实现对高教版2005年以后出版的6000多个在销品种的现采。这对方便图书馆现采，节省馆配商运作成本等方面会有一定的帮助。
　因为折扣而来自渠道的阻力，是我们在拓展馆配市场遇到的主要问题。尤其是那些七折以上的教材，经常遭遇目录上缺位，供货时“甩单”，或是被现采会的主办方拒之门外。我们对部分馆配商的这种做法表示理解，同时也在顺应渠道的需求，着力满足馆配商七折以下产品的需求。但为了提高教材的馆配率，我们的主要做法是加强对终端图书馆信息上的直接服务，同时选择能与其达成共识的经销商加大扶持力度，在馆配市场的联合拓展中探索可持续的、共赢的合作模式。

　机工社：多样服务沟通馆购员
　陈海娟（机械工业出版社副社长）
　这几年的馆配市场上，我们感觉到图书馆的业务在经历了爆发式的增长后，现在越来越趋于平稳。现在的图书馆业务更多的是在比拼图书品质和服务。我们在这块也比以前更重视，我们已经设置了专门的部门为图书馆服务，把新书的信息通过网络平台第一时间送达到学校图书馆采编部那里。
　对于馆配会，我们的一种感受是，参加馆配会，光靠销售人员参加是不够的，还需要派社里的编辑人员去参加，因为编辑人员对图书的信息更了解，推荐得更到位。因为学校图书馆采购人员的专业水平比较高，有编辑人员在场，对提高现采效果有很大的帮助。在现场组织和样书分类上也要方便图书馆老师来查找，尤其是在品种特别多的情况下。机工社在图书的分类上通常采取两大分类方法：按专业分类和按时间分类。然后再在这两大类的下面进行细分。另外，现场气氛也很重要。我们会在展架上做一些特别的设计，还会在现场做一些活动，赠送一些小礼品。
　我们也经常会同几个大的经销商，组织专项的采购会议。通过会议，我们把新书出版咨讯、重点出版领域、新书采购样本都呈现给采购员，效果非常好。我个人感觉，虽然图书馆采购员的要求越来越高，但是如果你提供的资讯很直接、很迅速、很准确，那么他们采购的命中率也很高。和他们保持日常的信息沟通也很重要，包括定期的走访、反馈、邮件联系等，在这方面，你投入得越多，图书馆采购员和你的默契程度也越高。我们也会把他们请到出版社来参观，让他们了解机工社的实力和工作环境，这些都对下一步的合作有很多好处。

　化工社：专业的图书馆服务
　胡忭强（化学工业出版社图书馆服务部主任）
　我社是国内较早成立图书馆服务专门部门的出版社之一。2005年年初，我社就成立了图书馆服务项目组，根据我社图书产品的特点以及图书馆市场的需求，专门做馆配市场的营销、推广和服务。2008年，我社进一步提升对馆配商和图书馆的服务。我社今年将图书馆客户服务经理纳入到批销部，目前共设5名员工，分别对应5大销售区。
　我社面向图书馆提供的服务主要包括图书馆热线、馆藏查重、marc数据提供以及社内现采服务，还定期为图书馆提供各种专业目录以及量身定做的个性化目录。社内的图书馆采购样本间陈列有样书品种7000多种，书脊贴有出版时间和条形码。我社有专人制作marc数据，在样书出版后，相关的数据就开始跟踪制作，这样信息到达图书馆就比图书正式出版发行后才制作数据快了将近一个月的时间。图书馆服务部的工作人员定期上门搜集采购员的意见和建议。工作人员除了寒暑假外，几乎都在各地走访图书馆，深入到一线去维护业务。
　在与馆配商合作的过程中，我社除了为其提供新书信息、协助馆配商维护和开拓图书馆客户外，还积极与馆配商共同策划组织实施图书馆营销推广活动，为馆配商提供图书馆业务培训等。

　北大社：把服务当成责任
　俞顺（北京大学出版社市场部图书馆业务负责人）
　我社在扩大图书馆业务份额的工作中主要是做好两方面的服务。首先是对图书馆的服务。我社设有专门的展厅，陈列社里所有可供的图书品种，供主动到我社进行现采的图书馆采购员选书。展厅图书的布置是按图书出版的时间与按学科分类两种陈列方式结合起来，这种结合是把最近3个月的新书单独设立专架陈列，分类陈列图书时，在每本书的书脊上贴有出版日期的标签，根据年月，标示不同的颜色，便于区分。
　除了在图书陈列方面为现采的图书馆采购人员提供周到的服务外，另一个方面需要做好的服务是接待好图书馆采购人员。这项服务要求不仅要把好书推荐给图书馆，而且也要避免把不好的书推荐给他们。而有的图书，内在品质很好，却因为种种原因，很多馆在选购时容易忽视，我们要做的就是发掘亮点，把其特点通过短短几句话向图书馆采购员介绍，让经典的好书有一个好的归宿。比如，如果某位采购员想买关于某个特定主题的书，我社没有，我们会推荐有这类书的出版社。
　在与馆配商的合作方面，我们认为重要的是及时地把最新的图书信息提供给馆配商。我社有专门的数据公司做marc数据，这些marc数据我们会每周一次发送给馆配商。同时，我社的市场营销中心论坛也提供网上下载服务，每周更新一次。为了让馆配商更加了解我社的产品以及服务，把我社的产品更好地推荐给图书馆，我社与馆配商的合作还体现在对馆配商的培训上。培训内容包括新书介绍、该社产品结构、重点领域、如何服务图书馆等方面。
　几年的馆配工作做下来，我们觉得，做馆配业务就应该把服务当成责任，同时，我们也期待馆配商能够更好地发挥他们在出版社和图书馆中间环节的作用，把出版社的产品和服务信息及时、准确、全面地传递给图书馆采购人员。

　清华社：重视终端客户的维护
　王宗雷（清华大学出版社图书馆产品经理）
　我社的理工类、计算机类、外语类图书都颇受图书馆的亲睐，在历届图采会、订货会上，我社的市场占有率都名列前茅。
　我社做好馆配业务主要体现在两个维护上。前期维护主要是产品的推广，我社设有专人做图书馆的维护和开拓工作，每个星期把信息和数据发给馆配商，每个月分两次发给图书馆。我社着重根据不同的客户推荐不同的产品，除了对理工科技类等品牌图书重点推荐外，对于比较偏的学科图书也作重点的宣传，提高新品种的知名度。为了方便图书馆采购员对图书的选取，我社有200多平方米的样本室。样本室里陈列了8000多种图书，我们这些书进行了特别的分类，根据我社的发展方向、产品生产步调以及客户的取向，将图书按理工精品、计算机高端等类别分类，如果是图书馆采购员专项选择的并且采购量大的图书则作重点陈列。
　前期推广是开拓和维持工作，后期的客户维护也是很重要的。我社负责图书馆业务的人员随时与图书馆保持联系，保证信息和渠道的畅通。在发现数据更新或者有缺漏的情况下，积极配合馆配商做好数据的查缺补漏工作。在保证图书质量和数量的前提下，我们也希望依托馆配商的发展来带动我们的业务，扩大馆配图书的铺货量。

　复旦社：直接为图书馆提供服务
　顾轩（复旦大学出版社发行科科长）
　目前，我社每年的图书码洋在3亿元左右，馆配渠道所占码洋约为1/10。尽管所占比例不大，但对于我们来说，馆配是重要的营销基地，也是其不可忽略的一部分市场，特别是对于我们的学术书来说。
　目前我社在馆配方面仍然采用与馆配商合作的模式，而这其中重要的是为馆配商提供周到、全面、细致的服务。每有新书推出，我社负责馆配的业务员都会给馆配商发送信息。同时，为馆配商提供数据、样书等也非常重要。
　目前尽管馆配市场依赖馆配商较多，但我社也加强与图书馆的联系，希望能够直接为图书馆提供服务，这也是我们在今后拓展馆配市场的主要手段之一。从去年开始，我们就已经开始建设关于全国图书馆信息的数据库，如各家图书馆的联系人、电子邮箱等，目前我们已经掌握了全国1000余家图书馆的联系方式，并定期向他们发送信息。今后，我们一方面希望加快发送邮件的频率，目前基本上是每个月发一次；另一方面，我们希望增加发送信息的条目。除了新书外，我们也会针对图书馆“回溯性”采购的特点，按不同主题发送一些以往的图书，如“国学精品”主题、“学生园地”主题等，从而以这种形式吸引图书馆及时补书。同时，也会对图书馆提供一些增值服务，如定期的联谊会、赠送小礼品等，以和各图书馆建立长期联系和感情。我们不会效仿其他的一些出版社自己制作marc数据，并提供给图书馆，因为和馆配商相比，出版社在marc数据制作等技术性服务方面并不占优势，关键是及时要把信息发送到图书馆那里。
　网站建设是我社加强馆配市场的另一种手段。为了使图书馆更快地获得图书信息，我们加快了新书传到网上的速度；同时，图书馆也可以在复旦大学社的网站上查到采访数据等信息。通过这些措施，我们希望可以简化图书馆采访的手续和周期。　
（采写/毛丽冰王飞吴雨珊）

来源:《出版商务周报》2008年11月10日

本版责编：江蕾

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