图书档案管理作为出版社的日常管理工作，在出版社管理中占有重要地位。随着ERP技术的发展与成熟，数字化图书档案越来越普遍。本文立足于出版社已建立较为完善的ERP系统或出版管理系统，同时结合我社档案管理工作，就图书档案的数字化谈谈个人看法。

　1．管理架构
　(1)出版管理系统构建。作为构筑出版信息化平台的基础，出版管理系统涵盖了图书编、印、发等各重要生产环节，是将出版管理思想与IT技术融合，应用流程管理的方法和手段，建立以出版业务为主线的管理平台。较为完善的出版管理系统是图书档案数字化的必要条件。
　(2)数字化图书档案的模块设计。为了方便数字化图书档案管理，在出版管理系统中应设立图书档案管理模块；若使用专业的图书档案管理软件，要与出版社现有出版管理系统互联互通，以实现数据共享。此外，数字化图书档案模块或出版管理系统应预留与上级管理部门相关管理系统的接口。
　(3)形成管理制度。数字化图书档案的管理制度应根据新闻出版总署《出版社书稿档案管理办法》相关规定，明确归档项目和类别，形成统一规范的数字化图书档案的“立卷”形式。图书档案应以书号、书名和印次作为“档号”，按出版年度归档，跨年度的图书档案在图书出版年度内归档。数字化图书档案实行权限等级管理。图书档案管理人员应及时检查档案收集和保管情况；及时进行数字化图书档案备份，至少要有2种以上备份形式，如光盘和硬盘备份；定期升级服务器防火墙和杀毒软件；始终保持档案专用的库房和相关档案用具安全、清洁、可用，以提高档案管理的长久性与安全性。对于过期档案要及时清理，并录入系统。
　(4)实现专人管理。数字化图书档案应由专人负责管理。档案管理人员应具有高度的使命感和责任感，熟悉档案管理知识，了解出版业务，具有较熟练的计算机操作技能和一定的管理能力。档案管理人员还要不断总结图书档案数字化管理经验并加以完善。

　2．实务操作
　根据我社的经验，凡出版管理流程中涉及的数字化图书档案信息资料，由提交人或相关岗位责任人和审批人负责准确、完整地录入，至少要如实录入必填项，否则不予通过；流程中没有的档案信息，由专职档案管理人员或信息员录入。
　(1)编务档案录入。编务档案主要包括选题审批文件、出版合同、三审单、发稿登记、稿酬支付单等。选题审批文件又包括社内选题审批表和上级出版管理部门对出版社年度计划或增补计划进行审批后的批复文件。社内选题审批表由选题提交人和审批人录入，须经重大选题备案或出版社选题论证委员会审批的，由专人负责将批复结果录入。出版合同中书名、著作权人信息、稿酬支付约定、签订日期等非格式条款由编务或档案管理人员录入。三审单分别由初审、复审、终审人员按照流程及时、完整、准确地将审读意见录入系统。发稿登记由编务在三审通过后，复核书名、作者、责编等信息无误后，录入书号、CIP等数据。支付稿酬时，首先由系统自动生成稿酬支付申请，并按流程提醒责任编辑、编务和相关领导审核，审批同意后提交财务系统等待支付。社内相关人员可在系统中查询稿酬支付情况，还可将稿酬支付通知以邮寄、E-mail、短信的形式通知稿酬领受人。
　(2)书稿档案录入。书稿档案主要包括已出版图书的原稿、校样、付印清样、封面、电子课件或电子教辅材料等。图书稿件收稿后，责任编辑负责将符合“齐、清、定”要求的电子原稿交档案管理人员或信息员；若稿件附有电子课件或电子教辅材料且不随图书一起正式出版的，应在图书正式出版前交档案管理人员或信息员。图书出版后排版公司、封面设计公司应及时将付印清样电子文档、封面设计电子文档交档案管理人员或信息员，并作为支付费用的前提条件。其中，印清样电子文档包括用于该书出片的所有排版文件、排版文件中链接的图形图像文件和该书的补字字库文件等；封面设计电子文档包括用于排版出片文件和排版出片文件导出的文件。
　(3)质量档案录入。质量档案主要包括审读记录、24h样书质检、质量抽检材料和事故处理材料。审读记录、24h样书质检记录由出版社质检部门按流程将质检情况和意见录入系统。质量抽检材料包括上级管理部门或出版社内部对成品图书的抽检报告、文件，由质检部门及时将抽检信息录入系统。事故处理材料是指上级管理部门或出版社内部对图书质量事故进行调查处理的报告和文件，除由质检部门及时录入系统外，还应将报告、文件、质量事故重要证据扫描录入系统。

　参考文献
　[1]张燕．出版社档案管理的特点与内容分类[J]．新西部，2009(6)．
　[2]祁薇．谈谈出版社的书稿档案工作[J]．科技与出版，2008(6)．

来源：《科技与出版》2010年第6期