作为新闻出版体制改革的排头兵、新闻出版产业发展的主力军，出版传媒集团十余年的发展历程几乎浓缩了出版业改革大潮中所有的风云激荡。中国出版传媒商报（原中国图书商报）对于出版集团的发展一直给予极大关注，以忠实记录出版集团改革发展轨迹、深入剖析集团经营管理方略为己任，并致力于为各集团以及部门之间搭建相互交流学习的平台。

　　作为一个集组织、管理与协调等多种职能于一身的部门，集团（股份公司）办公室（综合部）与其他业务部门有很大不同，由于处于承上启下、沟通左右、联系内外的重要位置，自然也成为各类信息收集遴选、处理加工、传输交流的枢纽。在出版业转企改制、股改上市的大背景下，新的公司体制和机制对办公室（综合部）的职能、定位以及管理方式、工作流程、工作方式等各个方面都提出了新的要求，为适应这些新的要求，在不断调整和改进工作的过程中，各出版集团办公室（综合部）积极探索，积累了丰富的经验，同时也面临着不同的困惑和难题。

　　为此，中国出版传媒商报社联合安徽出版集团，于2014年4月24日召开首届出版传媒集团信息化工作会，来自全国29家出版传媒集团（股份公司）和4家发行集团的四十余位办公室（综合部）负责人与会，分享了现代企业制度下出版企业办公室职能和定位转变过程中的经验，深入交流和探讨了工作中的困惑和问题。

　　1.信息整合与角色转变

　　时代在变，企业在变，办公室职能自然不能一成不变。传统的服务型功能已然不能满足现代企业的发展要求，办公室的角色定位发生了哪些转变？增加了哪些新的职能？工作方式发生了哪些变化？如何认识这些变化？可以说，办公室本身发生的各种变化恰恰反映了出版发行集团从建立到向现代企业转变的进程。

　　范仁平：办人所需要办、人所不能办的事

　　相较于时代出版传媒股份有限公司，安徽出版集团作为母公司类似于投资管理公司，不从事具体出版和经营业务。集团的业务性质决定了办公室工作的定位——服务和管理平台，主要任务是承上启下、联系左右、协调各方，办人所需要办、人所不能办的事。这个平台的特点从“办”“公”“室”这三个字上就能体现出来。

　　首先是“办”：作为动词，就是办公、办事；作为名词，其实质就是平台，各方人士在这里汇集，各种信息在这里汇总，领导的指示和部署从这里发出。其次是“公”：一是说明这里是公共空间，处理的是公共事务；二是人们认为这里比较公正公平，总把各种事务、是非拿到这里，请领导权衡利弊、拍板决策，最后对外公开；三是相应要求这里的人素质较高，待人处事公道正派，让人放心。第三是“室”：“室”者“家”也，这里就是“职工之家”、“干部之家”、“人才之家”，是能给干部职工温暖的地方。

　　江燕：“三位一体”的部门

　　现代企业办公室工作由原来的事务性工作转变为集政策研究、决策参谋和服务全局“三位一体”的部门，是一个企业的中心枢纽。

　　郑瑶：转变成为全方位、多元化角色

　　办公室工作责任大，任务重、要求高，需要不断开拓创新才能更好地提升工作水平，让领导和群众满意。我认为现代企业制度下的办公室工作应该从传统的服务性、协调性角色转变成为全方位、多元化角色。在服务好领导、做好上下沟通协调的传统工作之余，还需要适时增加一些新的职能，比如：1.督查督办职能。对单位的重大项目、重要工作进展情况进行定期收集、整理、上报，确保领导层的指示“件件有落实、事事有回音”。2.现代企业制度设计优化职能。能够根据企业当前需要，与时俱进，摸索出在办文、办会、办事等工作中存在的规律和问题，从而制定出一套更加科学、合理、实用的流程和规范。3.推行节约型企业建设职能。能够出台一系列操作性强又有实效的举措，在企业内部兴起勤俭节约之风，有效降低行政费用支出。

　　罗守兵：“司令部”、“参谋部”、“后勤部”和“神经中枢”

　　办公室是企业日常运营的“司令部”、“参谋部”、“后勤部”和“神经中枢”，地位重要，使命光荣。重庆新华书店集团总经理办公室下辖秘书科、行政科、保卫科、档案科和《重庆新华之声》编辑部，现有员工59人。近年来，围绕中心工作，服务发展大局，努力开拓进取，在文书服务、事务管理、后勤保障、自身建设等方面做了大量卓有成效的工作，为集团公司的改革发展作出了积极贡献，被评为集团公司2013年度“先进集体”。

　　金夏：由管家婆向职业女性的角色转变

　　出版集团（公司）办公室职能的转变，肇始于体制机制改革，服务于传统产业转型，面向现代出版传媒业多元产业发展。也许是因为女性的原因，我更愿意将这种职能的转变，比喻为由一个事事躬亲的管家婆向一个内外兼修、精明干练的职业女性的角色转变。

　　首先，削骨修身，轻装上阵。去掉传统体制下办公室大管家的多余油脂，在组织结构上进行调整，将资产、后勤服务保障等工作整合到物业公司，或寻求社会化合作方式剥离部分服务职能。把主要精力放在服务公司生产经营活动的组织、协调和管理上，梳理权责、力求职能不遗漏无重叠。把自身塑造成体态轻盈、充满朝气、高效运转的机体。

　　其次，增强体质、提升内涵。根据当前产业转型、多元发展的需要，一是要加强学习能力，及时、主动补充新知识，使自身知识储备和工作能力适应公司新业务、新业态的发展；二是要开阔眼界、目光高远，善于学习借鉴同行优秀经验和做法，站在事业发展的层面考虑和处理问题，跟上公司行业转型和创新的步伐。

　　第三，洞悉潮流，长袖善舞。结合公司产业扩张和行业态势，顺应潮流、开拓思路、整章建制，规范企业内部运行机制；统筹协调、精简高效，勤俭节约，开创新形势下办公室工作新局面。上能为公司战略发展及领导决策提供全面信息，做好参谋助手；下能充分了解生产经营工作的状态和竞争环境，提供到位的服务；还要善于组织、利用和整合相关资源，并有效嫁接和放大，将隐性资源变成显性资本，为企业创造更大的价值。

　　朱万国：发挥“五个中心”的功能

　　出版传媒集团办公室的功能定位必须与时俱进，工作机制必须不断优化，只有这样才能适应集团企业化、市场化运作的要求。总体而言，办公室要发挥以下五个中心的功能：

　　文秘中心——集团的“笔杆子”。文稿撰写、公文办理、档案管理等文秘工作是办公室的基本职能。办公室必须准确、及时、安全、有效地拟制、传递、处理、管理公文，这是办公室恒久不变的基本任务。信息中心——集团的“顺风耳”。办公室是企业各种信息的交汇点和集散地。一方面，信息工作为各级领导掌握情况、分析形势和科学决策的提供依据；另一方面，信息工作又为广大员工了解政策意图、反映基层声音和参与民主管理开辟通道。集团办公室的信息工作主要包括四个方面的内容：一是向上级有关部门报送信息；二是编印内部信息类读物；三是集团网站的升级与信息发布；四是对外宣传。

　　调研中心——集团的“智囊团”。调查研究作为一种科学的认知方式和工作方法，是集团领导层制定企业方针政策的重要基础。集团决策层不可能洞察一切，也不可能事必躬亲，这就需要办公室发挥“智囊团”的作用，深入基层，了解实情，分析论证，合理建议，围绕“疑点”、“热点”、“难点”，为集团决策提出科学依据。

　　协调中心——集团的“润滑剂”。办公室的工作具有多向性。首先是内部协调，在日常工作中，遵循“把方便留给业务部室”的原则，使其和谐顺畅；其次是注意强化外部协调，同上级有关部门建立良好的工作关系，争取帮助与支持。作为办公室要站在全局的高度思考问题，自觉处理好与其他部门的关系，克服本位主义思想，服从集团工作大局。把协调作为一种统一步调，形成合力的调节器，加强各部室、所、协会的沟通，把握横向和纵向协调力度，避免“各自为政”、“单打一”等业务观点的出现。

　　服务中心——集团的“后勤部”。建立有利于降低运作成本的工作机制；集中采购、招投标、社会化。

　　李秀发：加快“两个转变”

　　对办公室工作人员而言，要求具备较高的综合素质、较强的大局观、高度的责任感、强烈的服务意识、吃苦耐劳的精神是不变的，要求在工作中发挥好参谋助手作用、督促检查作用、综合协调作用、后勤保障作用也是不变的。特别是对仍然承担着宣传思想文化工作职责的出版发行集团的办公室而言，具备强烈的政治意识、辨别是非的能力和“三严三实”的作风尤其重要。在基本的职能和定位不变的同时，现代企业制度下的办公室的职能和定位应随着企业的性质、发展战略的变化，在“不变”中有所“变”，加快“两个转变”：一是办公室定位要从侧重保证企业内部顺畅运作向协调内外、推动企业发展的方向转变；二是办公室职能要从侧重事务性工作向事务处理与为领导研究决策提供参考并举的方向转变。

　　贺永祥：变化的是信息的来源渠道、分析机理和播散方式

　　现代企业制度和现代产业发展下办公室的功能和定位都没有变化，变化的是信息的来源渠道、分析机理和播散方式。一方面，随着控股集团和上市公司办公室的五独立、五分开，控股集团办公室原来那种统收统发的信息处理方式变了，必须适应新的组织机构变革和证券法规要求；另一方面，随着现代企业制度的完善和市场化、国际化推进，办公室的规范意识、法治意识要进一步提高；再者，也是最主要的，随着传统出版产业的数字化、资本化、多元化发展与转型，办公室文秘人员要掌握的知识面、信息量大幅扩充，适应不了变化，就跟不上节奏；不常学常新，就做不好服务。就办公室文秘人员来说，问题也常常出在这里，因得不到最新、最快的信息，写不好材料，当不好参谋，而越埋头伏案，越容易形成信息盲区。

　　敖其尔：办公室工作更加规范化、制度化

　　随着改革的深入和现代企业制度的逐步建立，内蒙古出版集团办公室的管理模式和服务协调模式也发生了较大变化。作为少数民族地区事企混合的出版集团的办公室，在改革和发展的过程中，怎样做到围绕集团中心工作，优化服务意识，提高服务质量，提升管理水平，推动企业发展，显得尤为重要。我们将认真研究和深入探讨集团办公室工作的特点和重点、方式和方法，学习和借鉴内地出版传媒集团先进的管理经验和服务理念，努力适应新形势，准确定位、主动工作、发挥职能，使办公室工作更加规范化、制度化。

　　王东华：行政“中枢”部分职能进一步凸显

　　现代企业制度的本质和特征赋予了办公室定位和职能新的变化和延展。作为行政“中枢”的办公室，围绕企业中心工作和现代企业运营特点，着眼于促进企业发展，在传统定位和职能的基础上，部分职能进一步凸显。一是决策服务职能。市场竞争和生存压力给企业的决策提出了新的挑战，同时也对作为“参谋”的办公室的决策服务工作提出了新要求。二是综合协调职能。转企改制后出版企业所面临的内外部发展环境呈现出的多面性、复杂性需要办公室进一步强化综合协调职能，以确保企业的高效、顺畅运转。三是督查督办职能。政策、决议的落实和关键节点工作的完成关系到企业的战略目标最终实现，作为督查督办工作主体之一的办公室，要进一步创新工作方式和手段。

　　陆迅：“三个要求”“五个坚持”

　　我认为，办公室要紧紧围绕对下服务好基层单位、横向服务职能部门、对上服务好领导的要求，坚持在当好参谋上用真功、在综合协调上求实效、在业务工作上讲质量、在能力提升上求突破、在用心服务上塑形象的工作思路，努力使办公室成为联系上下左右的枢纽部门，各种重大事务的综合协调部门，领导、职能部门和基层单位的服务部门，使办公室人员成为会出点子、会办事情、会写材料的称职的工作人员。

　　智明：处于企业管理运转的中心和枢纽位置

　　山西出版传媒集团转企改制后，集团办公室处于企业管理运转的中心和枢纽位置，起着传递信息、承上启下、沟通左右、综合协调、统揽全局的重要作用。

　　李德生：培育适合企业发展的“专才”和“通才”

　　陕西出版传媒集团将办公室定位为综合办公室，所谓“综合”就是既包含了办公室的传统职能也囊括了不能明确为其他职能办公室的工作和创新性工作。为了适应企业发展的需要，提高办公室工作效率，办公室工作必须不断创新，通过机制创新、管理创新培养适合企业发展的“专才”和“通才”。“专才”是指在本岗位工作中知识、技能突出的人才，“通才”是指除本岗位外可以胜任常规工作和相近岗位工作的人才。企业发展就必然带来创新，办公室作为企业特殊的职能部门需要高瞻远瞩、洞察先机，做好内部管理，时时应对企业发展的需要。

　　胡宝华：办公室工作需有一定的专业素养

　　提起办公室的工作，大多数人的第一反应就是上情下达、迎来送往甚至斟茶倒水的一个部门，不错，这应该是办公室的一些功能。但随着时代的发展，办公室如果单纯只有这些功能，就会大大落后于时代的要求，所服务的企业也会在办公室这个环节发生梗阻。

　　现代企业，尤其是出版企业，既有现代企业制度下管理领域新问题的需要应对，还有出版专业新技术下层出不穷的新事物需要领会消化，这就需要办公室工作具有一定的专业素养，加之随着出版企业纷纷上市，办公室的工作除了服务意识，还需要更多的经济头脑、法律观念和大局意识，不能因为随意传达的一条信息，造成企业股价的不正常波动。

　　2.新挑战、新方法、新制度

　　职能定位的转变给办公室工作带来了更多的挑战，他们需要转变观念、创新思维，快速学习、提高能力，更认真细致，更善于沟通，更强化制度，更具责任感……在具体工作中，各家都有各家的经验之谈，“他山之石可以攻玉”，这些经验之谈不仅对于各集团的办公室工作，对于其他工作也具有一定的借鉴意义。

　　范仁平：抓点带面，抓住“牛鼻子”

　　明代文学家袁宏道在苏州做官时曾经形容过任职感受：“上官如云，过客如雨，簿书如山，钱谷如海。朝夕奉承检点，尚恐不及”。这段话，用来形容办公室工作非常恰当，安徽出版集团总部有4个部门，不含集团领导班子，共有13人，其中办公室4人（行政后勤工作主要在物业公司）。以有限的人手做好这千头万绪、林林总总的各项工作，我们的体会是抓点带面，抓住“牛鼻子”，干好自己的活，做好全局的事。做好各项服务工作，服务好经营单位特别是效益最好和最差的单位，管理好内部控制体系中最需要管和最薄弱的环节。广泛听取各种不同的声音，集团二级公司是各核心业务单位，尤其要倾听来自他们的声音，因为他们的心声最能说明、反映集团的问题、现状和未来。同时还要学会难讲话，对违反八项规定的事要难讲话，对违背组织原则的事要难讲话，对违犯财经纪律的事要难讲话。对事不对人，坚持原则，维护集团利益和形象。

　　程文俊：政务工作要务实高效；事务工作要谨慎细致；加强自我建设，提高服务能力和水平。

　　江燕：把各项工作完成“到位”

　　要想把办公室的各项工作完成“到位”，需以市场需求为先导、以中心工作为着眼点、以制度建设和任务落实为着力点，把握业务规律、管理规律和工作节奏，建立以督办为主体的办文办事办会系统，以提供决策依据为主体的参谋系统和以管理、服务为主题的监控协调系统。

　　徐德欢：我们认为要围绕企业发展战略，一要转变观念，二要适应现代企业制度下的新体制机制，三要加强协调和公关工作，四要积极主动参与实践和学习不断提升各方面的能力。

　　郑瑶：制定重点项目月报制度

　　重庆出版集团目前制定了重点项目月报制度，集团办把集团当前重点工作推进情况定期汇总信息上报集团办公会，这对提高各单位执行力起到了有效的促进作用。此外，集团办还大力推行节约型集团建设，严格控制会议数量和规模；大力推行集团办公信息化建设，减少油墨、纸张使用；加强对职工的宣传教育，在集团内部掀起了勤俭节约的风潮。

　　罗守兵：狠抓制度建设

　　推动办公室工作规范化运作，办文、办事、办会有章可循，参谋、协调、督查有的放矢；发挥综合协调作用，建立起较为成熟的协调机制，做到纲举目张、齐抓共管、密切协同，形成抓工作落实的强大合力；督促检查的意识不断增强，方法不断改进，在集团上下形成“说了干、定了办、令行禁止、运转高效”的工作格局；加强新闻报道，展示企业形象，开办了一报一刊一网（《重庆新华之声》、《发行快讯》、集团门户网站）；培养造就了一支综合素质高、业务技能精、上下反响好的办公室骨干队伍，为各项工作的顺利开展提供了有力支撑。2014年，我们将围绕“三个服务”，高标准高质量高效率做好办公室各项服务保障工作，让集团领导放心，让各个服务对象满意。一是抓学习，强素质，切实提高办公室人员的思想素质和业务技能；二是抓作风，提效率，进一步弘扬新风正气、提高工作效率；三是抓安全，保稳定，牢牢掌握企业安全工作主动权；四是抓节约，控成本，切实为总经理室当好家理好财；五是抓考评，促活力，充分调动干部职工的创造活力。

　　王磊：要当好“润滑剂”，做好“助推器”

　　做好办公室工作，除需认真完成综合服务等各项事务性工作外，还要当好“润滑剂”，做好“助推器”。当好“润滑剂”，就是要充分发挥办公室沟通协调和桥梁纽带作用，既要做好企业领导与企业部门、子公司之间的上情下达、下情上传，还需要做好企业内、外部的沟通协调，积极创造干事业“一条心”、搞发展“一盘棋”的良好工作氛围，推动各项工作围绕企业中心有序运转。碰到摩擦、遇到阻力时，就要起到润滑剂的作用，降低加速发展过程中的摩擦力和阻力，把思想和行动统一到企业决策上，心往一处想，劲往一处使，形成工作合力，提高工作效率。做好“助推器”，就是要善于抓住重点，敢于破解难点，对事关企业改革发展大局的重大决策和部署，对集团层面制定的各项工作计划和安排、提出的各项重点工作，要跟踪督查，强力推进，狠抓落实。同时，要搞好调查研究、信息收集等工作，为领导科学决策提供有价值的参考。

　　任振茂：着力一个“懂”字

　　办公室工作纷繁复杂，既要沟通内外，又要统筹上下，要想真正的得心应手，感觉应该着力一个“懂”字。“懂政策”，国家文化产业政策、行业政策，以及所在省市对于文化产业、出版发行产业的政策导向，对企业的发展至关重要，很多办公室兼具政策宣讲的职责；“懂形势”，近几年出版发行行业转型发展日新月异，行业的最新动态、好的经验做法，学习和借鉴是必不可少的；“懂思路”，深入理解企业自身的发展规划、发展思路和主攻方向，才能更好地统筹管理、参谋到位；“懂业务”，仅仅掌握办公管理的各项知识是远远不够的，办公室员工能深入了解业务的开展与具体要求，推动工作才能更接近一线、更接近实际；“懂规范”，公文处理的规范要求、事务处理的规范流程，这是办公室人员的立身之本，当然必须熟练掌握。书到用时方恨少，各方面的情况都懂都掌握，办公室的统筹、管理、服务职能才能更加到位。

　　贺永祥：信息就是我们的粮仓

　　在出版集团有句核心且通俗的话：教材教辅是出版集团的粮仓。确实，就当前绝大部分出版集团来说，都还高度依赖着教材教辅。我们服务的单位如此，服务的部门及我们个人所依凭的又是什么呢？就办公室文秘人员来说，信息就是我们的粮仓，信息多，则仓廪实；信息真，则心境安；信息快，则工作快。说办公室人员要养成眼观六路、耳听八方的本领，其真谛就在这里。这次会议聚焦在“信息”工作上，说到了本质上，希望能够借此平台，大家互通有无，互助互利。而持续不懈的学习和平心静气的领悟，依然是我们做好文秘工作的不二法则。

　　敖其尔：做好信息的收集和处理工作

　　通过参加全国出版传媒集团信息工作会议，我们更加意识到做好信息工作是现代企业办公室的一项重要的职责，这对于促进企业领导决策的科学化、推进企业的各项工作快速发展有着重要意义。做好信息的收集和处理工作，并及时为决策层提供新、实、准的全方位信息，服务于企业的生产经营和管理，是正处于现代企业制度逐步建立和完善过程中的集团办公室面对的新课题和必须完成的作业。

　　王东华：“双提”活动服务集团发展

　　习近平总书记曾在1990年3月《秘书工作的风范》一文中指出了办公室工作的四个特点——“重”、“苦”、“杂”、“难”；对办公室工作提出了三点希望——要有高度的责任感，要高效率开展工作，实行高水平服务；对秘书的自身修养提出要努力做到“五不”——不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是。这些都是改进和加强办公室工作的“金玉良方”。为更好地服务青岛出版集团“转型升级、流程再造”整体工作，自2006年以来，办公室持续开展“提高工作效率，提升管理、服务水平”的“双提”活动，尤其是按照转企改制后建立健全现代企业制度的总体要求，重点实施了在观念转变、素质提升、制度建设、岗位管理、流程设计等方面的工作，进一步加强内部建设，努力更好地完成所担负的职能。

　　陆迅：强化政治、责任、服务意识

　　办公室大量的工作是办文、办事、办会，我觉得要做到如下三点：第一，强化政治意识。在办文、办事、办会中，自觉讲政治、识大体、顾大局，使上级单位和集团党政领导的指示、决定在办公室一以贯之、不折不扣地得到执行和落实。第二，强化责任意识。明确在岗位上究竟应该想什么、求什么、干什么，思路上清楚，工作中对路，责任上明确，有所追求，有所作为，主动想事、认真做事、努力做成事。第三、强化流程意识。要规范工作流程，确定责任主体，对过程、环节和细节进行追踪和监控，切实提升工作效率和质量。第四、强化服务意识。在办文、办事、办会中，以服务好上下左右为己任，认真研究、制订各项工作的服务标准、服务目标、服务规范和服务措施，努力使办公室成为领导放心、职能部门满意、所属单位信赖的部门。

　　智明：分工不分家、工作一盘棋

　　正确定位是前提。参与企业经营管理，重在提供信息，协调关系；处理日常事务，重在尽职尽责，精益求精；做好后勤保障，重在端正态度，提升能力。

　　做好服务是根本。既在宏观上服务于文化产业改革发展，也在微观上服务于集团管理运转；既服务于集团领导的管理要求，也服务于本部各部门和成员单位的工作需要。

　　提升能力是保障。我们坚持学中干、干中学的原则，要求大家工作思路要开阔，行动要迅速，作风要严谨，方法要灵活，执行要有力。

　　统筹协同是法宝。始终坚持业务明确分工，岗位职责清晰，坚决服从指挥的协调统一原则，遇到重大会议、重大活动、突发事件，综合办公室人人顶得上。

　　何奎：把握“准、快、深、实”

　　具体到信息宣传工作，注重把握“准、快、深、实”的基本要求。“准”在于内容准、题材准、程序准，不拔高，不贬低，按照既定程序反映具有全局性、战略性、启示性的重要问题。“快”在于反应迅速、日事日报，重大信息第一时间报送领导案头，紧急信息第一时间传送媒介公众。“深”在于一针见血、一叶知秋，了然其果，钩玄其因，平处析理，远处建言。“实”在于立意实、信息实、效果实，虚功实做，浮言务去，抓铁见痕，踏雪见迹。

　　3.上市公司信息应对的内与外

　　企业上市后，即转变为社会公众公司，管理更加复杂与多元。从这个角度来讲，对于变化，上市出版发行企业的办公室负责人有着更为深刻的体会与感受。

　　程文俊：对组织构架和流程进行调整和优化

　　在现代企业制度下，设立办公室的主要目的是为整个企业的正常运转提供资源支持和后勤保障服务，主要负责贯彻领导指示，做好上下级联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息，做好各部门之间的相互配合、综合协调等工作，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽。2013年4月，安徽新华发行集团对组织构架和流程进行了调整和优化，在原控股办公室和股份办公室的基础上成立了行政管理部，对人员进行了重新调整配置，划分为行政、文秘、资产、法务、车队五个模块。行政管理部的主要职能包括：日常办公事务管理、办公物品及设备管理、文书资料管理、车辆管理、后勤保障事务管理、涉外事务管理、法律事务管理等。

　　徐德欢：工作内容更贴近企业战略发展要求

　　长江出版传媒股份有限公司是湖北文化产业龙头企业，自上市以来经营业绩、市场占有率都保持了较好的发展势头，出版发行主业稳步增长、转型升级新业态布局清晰发展态势良好。随着现代企业制度的不断完善，办公室工作的核心仍然是综合协调，围绕办事、办会、办文展开，但工作方式、工作内容和工作要求发生了重大变化。

　　工作方式更加制度化。随着流程管理、内控管理工作的推进，办公室的工作更加有章可循，公司内部的各项制度不断细化，工作更加规范，流程逐渐清晰。

　　工作内容更贴近企业战略发展要求。特别是在经营管理指标的下达、重点工作清单的制订、重点工作的督办、企业形象宣传、企业文化建设等方面，为领导提供决策参谋的工作内容不断加重。

　　工作要求更高。办公室的事务性工作一件都没有少，但是在股份公司提出的建设学习型、服务型、智慧型“三型”总部的总体要求下，办公室工作更具服务性、专业性。特别是在全面深化改革和加快转型发展的背景下，如何既能处理好繁杂的事务型工作，又能不断适应改革和发展的要求，提升各方面的能力，成为现阶段办公室工作面临的主要问题。

　　林铨：办公室在企业中的核心地位有所弱化

　　2012年10月，南方出版传媒的上市申请材料获得中国证监会正式受理，正式成为准上市企业。在此过程中，随着企业性质与要求的转变，办公室在企业中的定位与工作职责也在不断调整。与行政事业单位强调行政指令管理不同，企业管理更加复杂与多元化。目前国内各出版集团与股份公司，大部分采用的是母子公司管控的体系，除了日常的行政管理，更强调财务管控与人力资源管控，以保障集团的统一性和各子公司的自主经营。由于办公室侧重于行政管理，过去一直是单位的核心部门，在转企改制后，其就不可避免地面临工作分工与角色的调整与变化。一是随着企业管理的细化，职能部门增多，分工更加明确，对办公室的专业化要求愈来愈高；二是除了部门间综合协调工作增加外，更强调办公室的后勤支持能力，确保企业高效运营；三是运作更加规范化，要按照企业法人治理结构的要求，上市企业还要按照证监会的各项规定，包括信息披露的要求，制定相关工作规范。这些变化一方面使办公室在企业中的核心地位有所弱化，但另一方面又对办公室的工作提出更高的要求，即在新形势下如何保持办公室的权威性，确保企业负责人的思想得以贯彻执行。

　　杨涛：服务和综合协调职能最突出

　　我认为最突出的两个职能：服务和综合协调。服务方面对上服务董事会、经理室，对下服务业务部门。上传下达，下情上报，还必须让董事会和经理室之间保持沟通，让经理室和业务部门保持常态的沟通，虽然是短短的几句话，但在规范的现代企业，必须有一整套机制与流程来保证这种服务的水准。这是比较考验办公室工作水平的地方。

　　如果说服务是办公室所要建立的“秩序”，那么综合协调职能则是办公室可以发挥各方资源优势创造价值的工作。办公室、综合部一般来讲是企业集团的信息汇集中心，各个信息来源方的信息与资源都可能是孤立的，但如果通过办公室这个“信息中枢”进行“速配”，有可能把原本孤立的业务事件综合发酵，变成一项可以发挥成倍效益的公司综合项目。相信大家在这方面都有体会并有所实践。

　　张华：按照上市公司规则来开展工作

　　中南出版传媒集团股份有限公司由湖南出版投资控股集团主营业务和资产重组改制而来，2010年10月28日在上海证券交易所挂牌上市，实现从传统国有企业向社会公众公司的嬗变。作为综合管理部门，办公室的工作有变也有不变。有变是指办公室要适应改革发展大势，按照现代企业的要求与上市公司的规则来开展工作；不变是指办公室仍然承担着办文、办会、办事的工作任务。

　　唐伽：要保持一种淡泊宁静的心境

　　做好办公室工作需要具备“五个一”：

　　首先，办公室工作要有一种大局观念。在贯彻落实具体工作的时候，不能仅仅只考虑部门和单位的利益，要从工作大局出发，从整体利益考虑，互相理解、相互支持，相互配合，要有一种开放的视野和宽广的胸怀。

　　其次，办公室工作要有一种责任意识。遵守保密纪律是办公室工作的基本要求，该说的说，不该说的不说，是对办公室人员道德、信念和人品的考验。办公室工作必须保持清醒的头脑和强烈的责任意识，否则，就会丧失原则，疏于管理，违规操作，给工作造成被动，带来危害。

　　第三，办公室工作要有一种奉献精神。人们常说办公室工作要受得了委屈、耐得住寂寞、经得起诱惑。办公室常常置身于各种问题和矛盾的焦点之中，有些时候不被理解甚至会受到埋怨是常有的事。所以办公室人员必须具有良好的心理承受能力，既然选择了办公室这份工作，就要保持一种淡泊宁静的心境，勤勤恳恳，任劳任怨，甘于奉献，谋事而不谋利，奉献而不索取。

　　第四，办公室工作要有一种协调能力。办公室常常被称为“不管部”，业务部门不管的事情都会交给办公室处理。针对办公室工作涉及内容多、交叉性强的特点，在实际工作中必须处理好主与次、进与退、前与后之间的关系。办公室综合协调能力的强弱是衡量办公室人员素质和能力的重要参数。

　　第五，办公室工作要有一种创新思维。随着改革的深入，在具体工作中会不断出现一些新情况、新问题，如何适应变化的形势，跟上发展的步伐，使办公室工作做得扎实有效，就必须在工作中加强学习、勤于思考。不能因循守旧，要用创新的思维，解决工作中的新问题。

　　丁松智：信息工作决定事业成败

　　现代社会已经进入快速发展的信息时代，如何有效地搜集信息、掌握信息、利用信息成为决定着我们事业成败的关键。现代企业制度下，综合部的信息工作起着上下沟通、内外交流、服务决策的重要作用，自然成为综合部一项重点工作。

　　一是要高度重视信息工作。信息是企业内部上下联系沟通的纽带，是领导层了解内外情况的窗口，是指导工作、科学决策的基础和依据。信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、准确不准确、全面不全面，将直接影响企业的最终经营成效。所以，一定要高度重视，切实把这项工作抓紧抓牢。

　　二是要完善信息工作机制。要明确信息工作责任部门、责任人员。分管领导要亲自抓，统筹协调，督促指导，形成完善的信息工作责任体系。要建立信息工作制度，明确信息工作要求，规范信息采集、筛选、加工、报送、反馈等方面程序，完善信息工作综合评估和科学考核办法。

　　4.工作秘籍一二三

　　善归纳、勤总结被认为是办公室工作的必备技能。对于自己的日常工作，各位办公室负责人也归纳出了独具特色的数字秘籍。

　　何奎：着力培养四种工作作风

　　作为办公室的普通一员，要在日常工作中注意着力培养四种工作作风：一是“勤勉敬业”，即心无旁骛，恪尽职守，勤而不怠，风雨无阻。二是“高效笃行”,即立知立行，日清日结，墙上钉钉，精益求精。三是“守大持正”，即传弘大道，顾全大局，不偏不倚，谦冲自牧。四是“居静不彰”：即埋头苦干，热忱服务，功成不必在我，事遂皆靠大家。

　　祁智：事务性工作中考验“五力”

　　都说办公室工作锻炼人，其实是在处理事务性工作中考验“五力”。一是体力。在办公室工作，能打持久战的好身体是必须的。办公室负责人更是24小时待命，随叫随到，处理突发状况，联系重要事项，时刻保持清醒。二是脑力。办公室既有服务又有管理职能，信息汇总，文件传递，上情下达。没有强记不忘的好脑筋，怎么能准确地传达上级的要求，表达基层的诉求呢？处理信息的反应能力绝不亚于计算机。三是眼力。办公室工作原则性很强，但不能拘谨呆板，得知道轻重缓急、主次分明，忙了半天没在鼓点上，节奏就乱了。还有，办公室人员虽各有分工，但遇到重大活动时，经常得互相补位，互相帮衬，这就得靠责任心和眼力劲。“与人为善，于事有补”长记在心。四是嘴力。说什么？怎么说？何时说？这个得看修炼。默如闷瓜固然不行，巧舌如簧同样忌讳。办公室工作涉密多，守口如瓶，不露风声是基本要求。一般来说，找到办公室协调的工作，难事、大事占大部分，得区别不同对象恰当地进行沟通，说得如何决定了事情能否成功。最后是笔力。办公室经手的材料种类繁多，综合类的、专题类的，公文类的、汇报类的、调研类的、宣传类的，有时候，同样的内容报到不同的部门角度不一样，写起来的确费神费力。因此，平时的理论积累和信息收集尤为重要，也需要创造机会多走多看多想，洗洗脑，充充电，再出发。

　　林铨：千头万绪“三点”为纲

　　办公室工作的特点是庞杂而琐碎,涉及企业的里里外外，上上下下，可谓千头万绪。但要提升办公室在企业中的价值，应做好以下三点：一是抓住中心工作。利用与企业领导接触较多的优势，准确把握领导意图，把企业的决策准确迅速地传递到各个层级。要跟踪重点工作的进度，及时向领导反馈情况，同时做好催办督办，确保阶段性的重点工作有效推进。二是加强外联公关。办公室是企业对外的窗口，要利用与上级机关、单位沟通较多的机会，建立良好的关系，为企业的发展助力。三是有效使用行政资源。企业讲究成本收益原则，因此办公室应做到公平、合理、有效地使用企业有限的行政资源，为内部单位与部门提供足够的后勤支持，保证企业各项工作顺利完成。

　　苏轲：要把握好“六度”

　　办公室的工作具有很大的从属性、被动性，这就决定了工作的头绪多、要求高、时限紧，经常是“两眼一睁，忙到熄灯”。要把千丝万缕复杂繁琐的任务完成好，发挥承上启下、协调左右、联通内外的枢纽作用，个人以为，做好办公室工作要把握好“六度”：

　　一是看待问题有高度。很多人把办公室工作人员戏称作领导的身边人，不无道理。领导身边人就应该从领导身上学习用辩证的方法全面看待问题，这样在具体工作中才能看到问题的本质和关联，解决问题才能切中要害，避免只低头拉车、不抬头看路的毛病。

　　二是狠抓落实有力度。办公室不是传声筒，把领导决策部署下去只是个开始，及时跟踪督查、掌握工作进度、帮助协调解决问题也是其重要工作内容。具体实施单位抓落实的过程中，始终应该有办公室抓铁有痕的督促。

　　三是对待同志有温度。办公室是服务部门，既对上又对下，不能看人下菜碟儿。对人要礼貌热情、不卑不亢，处事要公正公平，在取得大家信任的同时，也更有利于开展工作。

　　四是发表意见有精度。办公室发挥着领导的参谋助手作用，无论是对政策的解读、对工作的建议，还是对具体情况的应答，都应准确、客观，切忌道听途说地乱说，妄自揣测地瞎说，该说的反而不说。

　　五是掌握情况有广度。办公室人员要利用各种方式和手段，主动了解相关的政策规定、业务领域的前沿信息、兄弟单位的发展状况、所属单位的生产经营情况等，对单位的总体工作进度心中有数、胸有成竹，在此基础上对自身工作形成中短期预判，并做好相应的资料准备。

　　六是心理承受有韧度。办公室接触形形色色的人和事，被误解、指责甚至怨恨在所难免。在办公室工作必须心胸宽广，内心足够强大，不断提高。

　　孙红磊：需要强化三种意识

　　一是要强化多面手意识。办公室工作地位重，事务杂，号称“不管部”。集团办公室工作更是点多、线长、面广。这就要求办公室的同志，必须具备较高的综合素质，成为处理各种复杂问题的多面手。

　　二是要强化责任感意识。办公室的工作牵动全局，这就要求办公室干部要具备严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。尤其需要以严谨细致的精神去起草每一份文件，发布每一个通知，组织每一个会议。所以一定要有一套基于高度责任心和强烈的事业心的严谨作风。

　　三是要强化平常心意识。办公室日常事务繁多，出成绩时大家可能是无名英雄，寂寂无闻；在遇到问题时，可能成为矛盾的焦点。所以，面对起落沉浮和名利得失，作为办公室工作人员，都要抱有平常之心，泰然处之，有所得时，不必得意忘形；有所失时，也别失魂落魄。要守得住清贫，耐得住寂寞，受得了委屈，经得起诱惑。

　　程明达：做好办公室工作“五要素”

　　一是清晰。无论是办文、办会还是办事，都要牢牢把握当前形势、领会上级组织的指示精神、吃透领导的思路意图。始终围绕集团“创新、增量、抓落实”的工作总要求，围绕集团“坚持做强出版主业，坚守文化责任之道，坚定创新发展之路”的发展理念来开展，这样才能有清晰的思路，工作才不会跑偏，力气才不会白费。

　　二是有序。办公室的公文处理、会议安排、安全保密、后勤服务等日常工作，要进一步在制度化、规范化、科学化、程序化上下功夫，细化工作职责，量化工作任务，做到人人责任分明，处处有章可循，事事有始有终。

　　三是主动。办公室往往人手较少，工作庞杂，很容易忙于应付，被工作牵着走。一定要有超前思维，把问题想在前面，把工作做到前头，及时做到围绕工作思路的变化而调整，随着中心工作的进展而推进。要积极探索和善于总结工作的基本规律和特点，始终做到忙而不乱、有条不紊。

　　四是高效。办公室工作的时效性都非常强，在保证质量的前提下，要提高效率，做到迅速、及时、不误事。要充分运用信息化管理平台，提升办公自动化水平，不断提高工作效率。

　　五是周密。日常工作琐碎繁杂，工作中哪一个环节、哪一个方面做不到位，都会影响集团全局工作的运转。特别是对重要会议和重大活动，要提前介入，做好预案，周密安排，精心组织，明确责任，保证各项工作顺利进行。

　　张华：提升工作水平要做到“三有”

　　新的形势对办公室工作提出了更高的标准和更严的要求，办公室要全力提升工作水平，努力做到“三有”。一是参谋要有方。办公室身在兵位，但心要为帅谋，要吃透上情、掌握下情、了解外情、把握内情，在准确把握公司战略、全面掌握实际情况、充分占有资料的基础上，深思熟虑，运筹帷幄，为董事会、总经理室决策提供切实可行的参考建议，当好“智囊团”。二是协调要有力。办公室肩负着联络上下、沟通左右、协调内外的重要职责，不是中心但影响中心，不是大局但关系大局，要做好领导之间、部门之间、上下之间、内外之间的协调，工作到位不越位，主动补位不缺位。三是服务要有序。办公室工作千头万绪，不管是公文处理、文稿起草，还是会议组织、接待外联，或是物业管理、行政后勤，都是服务性工作，都很纷繁琐碎，要注意细节，抓好落实，繁而不乱，忙而不错，做到“大事不误、小事不漏”。

　　5.能力建设新素质

　　江燕：为了较好地实现办公室的功能定位，需要办公室人员熟悉本企业的各项业务，了解主营业务的盈利模式，快速学习、精准沟通。

　　朱万国：大多集团部分文字材料均出自办公室文秘人员之手，在某种程度上体现了集团的整体素质。因此，不断地提高理论水平、政策水平、写作水平和综合能力、分析能力、表达能力是文秘人员的基本目标。

　　王磊：新形势下，做好办公室特别是文秘工作，我觉得最重要的一条就是要加强学习交流。当前，我们正处在互联网信息大爆炸的时代，新知识、新理念、新技术层出不穷，而企业融合发展的步伐也越来越快，涉足的新领域、新业务也随之不断增多，这就需要我们必须主动学习、不断学习，持续更新自己的知识结构，真正跟上时代和企业的发展步伐，做到融会贯通、学以致用。在加强学习的同时，还需要走出自己的小天地，多与业内外的专家、同仁交流，多向他们请教，把他们的好经验、好方法学到手，不断丰富拓展自己的视野。只有这样，才能在工作中多出创新的思路、创新的办法和创新的手段，达到高水平、高标准完成办公室各项工作的目的。

　　李秀发：新增“四种意识”：即在强调办公室人员要树立政治意识、责任意识、服务意识、大局意识的同时，适应市场经济和企业发展要求，增强市场意识、效益意识、战略意识、竞争意识。

　　强化“六种能力”：一要强化问题研究能力，更好地发挥参谋助手作用；二要强化主动服务能力，更好地做好综合服务工作；三要强化指导协调能力，更好地促进企业内部顺畅运作；四要强化公共关系能力，更好地为企业发展营造良好的外部环境；五要强化执行能力，及时将企业决策落实到位；六要强化自我约束能力，时时处处起到先锋表率作用。

　　敖其尔：众所周知，办公室是一个单位工作的枢纽和窗口，是重要的综合职能部门，它担负着管理、协调、服务和督促检查等重要职能，其管理、协调、服务能力的高低直接影响一个企业的科学决策和决策的正确实施。不论是办文、办会、办事，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响。这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性、较好的整体素质和丰富的工作经验，以更好地适应企业管理现代化的需求。

　　杨涛：办公室综合部是企业的“服务中心”与“信息中枢”，从业人员既要有公司宏观的战略思想，又要懂业务，特别是新兴业务风起云涌的历史时期，动不动就会“跨界”，要不连份材料都写不出来。所以，学习能力、综合能力、协调能力、沟通能力缺一不可。

　　胡宝华：工作都是人做的，这就需要办公室的工作人员学习提高，用专业精神打造自己，用专业技能武装自己，用专业素养要求自己。出版发行印刷，乃至这个行业的发展方向，办公室的工作人员可能不需要比企业内部专业部门精通，但要相应地了解和熟悉。同时还要在办公室自己的领域，比如文稿撰写、新闻信息、交往礼仪、安全保卫、后勤保障等方面相应地比其他部门更专业一些。时代赋予的办公室功能，比起过去进步很大，在敬业爱岗的要求之外，还必须加上专业素养。

　　孙红磊：既要能坐下来搞好调查研究工作，又要能走出去搞好组织协调沟通；既要能够站在领导角度超前谋划，又要能站在基层角度抓好落实；既要能独当一面，又要做好统筹协调；既要做好领导决策的参谋助手，又要担当集团的桥梁纽带；既要眼勤脑勤搞好起承转合，又要手快腿快为大家作好服务工作。

　　随着办公室职能和定位的转变，对办公室工作人员的要求相比以往也有了很大不同，学习能力、综合能力、协调能力、沟通能力缺一不可，专业素养之外更强调综合素质

来源：《中国出版传媒商报》2014年05月13日