大学出版社开展企业信息化建设的对策研究 - 《大学出版》杂志

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大学出版社开展企业信息化建设的对策研究

尹建国

2006-04-18 16:45:43 来源：《大学出版》2002年第3期

　建设一支强大的能参与国际市场竞争的大学出版队伍，是中国在21世纪实现高校产业现代化的历史使命之一。要实现这一目标，需要各个方面的努力，特别是如何在高校产业建立现代化的企业制度。就技术层面而言，最主要的就是要加快大学出版社的企业信息化的进程，通过大学出版社的信息化实现大学出版社的现代化。必须看到，大学出版社的企业信息化建设对改进和完善大学出版社的企业管理体制也有着日益深刻的影响。
　一、审慎规划，后来居上
　在比较中国与发达国家在企业信息化方面的发展的时候，不难发现我国企业的信息化比发达国家滞后了一个阶段。这虽不是一件令人鼓舞的事情，但从发展的角度来看，如果大学出版社有正确的眼光并能够采取恰当的发展战略的话，也可能会变成一种好事。因为，我们可以瞄准国际上的先进技术，构造面向未来的企业信息化的体系结构，用较少的投资，较低的风险，在比较短的时间内赶上发达国家企业信息化的水平，消除这一代的差距。
　大学出版企业的出版、经营、管理过程，实质上是与物质流、资金流、信息流紧密结合的各种数据(书稿)、信息的生成、处理、传输和使用的过程，出版物和资金是这些数据和信息的具体表现。企业信息化就是企业利用现代信息技术，通过信息资源的深化开发和广泛利用，不断提高策划、出版、经营、管理、决策所效率和水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。
　从目前信息技术发展的趋势来看，至少有三个因素对企业信息化的发展是十分有利的。首先，以“图形用户接口(GUI)”为基本的计算机人机界面的发展使得计算机对用户变得越来越友好，大大地缩短了用户培训的时间，从而更有利于企业内部消除“计算机文盲”。其次，计算机的硬件和操作系统，甚至包括许多应用软件在内，都已经形成了一种标准化的环境，而且成本在不断地降低，这就大大地减少了企业信息化所必须的投入，因而，也就大大地降低了企业信息化的风险。第三，以互连网为基础的全球数据通讯网的形成，不仅使出版社可以以一种全新的方式进行自己的策划编辑和出版经营活动，而且也使出版社有可能以较低的成本将自己的活动范围扩展至全国或全球，参与世界范围的竞争。总的来说，信息技术的发展对于信息化起步较晚的企业提供了很多有利的条件，值得我国的出版企业尤其是高校出版企业善加利用。
　对大学出版社而言，在积极推行企业信息化的同时，保持一个冷静的头脑非常重要。企业的每一点投入，都要在利润上取得回报，在信息化方面的投入自然也不能例外。目前，信息技术各类产品的生命周期一般只有3～5年，如果在3～5年内不能发生效益，收回投资，整个应用项目就有可能“得不偿失”。因此，面对信息技术日新月异、以旧换新速度极快这样一个环境，与信息化有关的决策对每一个企业的主管都是一个棘手的问题。
　“审慎规划，稳步快走”是大学出版社企业信息化稳妥发展的一个原则。“审慎规划”是指从企业的全局和长远的目标出发，从企业业务活动发展的需要出发，考虑技术发展的可能性，制定一个企业信息化的有前瞻性的发展规划。对于一些志在全球的大型出版集团来说，就是要制定一个适应在全球范围内进行产品策划、开发、出版、采购、销售及用户支援，能够更有效地在全球范围内开展业务活动，以互联网为基础的企业内外信息流一体化的企业信息化规划。“稳步快走”则是从企业业务活动的急迫需要出发，分清应用项目的优先级，买一点，装一点，试一点，尽快地投入正常运行和使用，以取得实际的效果和效益。建设企业自身的计算机管理系统和自动化系统与用好互联网和网上的信息资源是一个问题(企业信息化)的两个方面，原则上不存在孰先孰后的问题。当然，如果企业能够尽快地在决策层、管理层和操作层这三个层次上建成相应的信息系统，尽快在企业内部实现客户/服务器的分布式体系结构，对于企业更好地利用互联网和网上的信息、知识资源无疑是十分有利的。
　二、标准优先，理性选择
　在大学出版社企业应用软件的开发应用方面，应该认识到两个必然的趋势，一个是企业应用软件的开发逐渐走向标准化、商业化，以及尽量采用现有的软件，以求降低软件开发成本，加快软件产品的更新换代，减少软件的维护费用；同时，企业也可以少花许多精力，少投入许多人力物力。那种每个出版社根据自己企业的需求开发自己的软件(即客户定做的软件)的时代可以说已经一去不复返了。上了《财星》(Fortune)杂志的500家大企业，以前都倾向于组织自己的队伍，开发自己需要的软件，目前，情况已经发生了根本性的变化。因为这样做，虽然可以百分之百地满足本企业的需求，但成本非常高昂，而且技术更新非常困难，而市面流行的商业化软件包一般都立足于比较先进的、成功的企业的运行模式，反而可以用来检验本企业的业务流是否合理。因此，这些大企业所追求的只是这些软件包能够80%地符合本企业的情况；如果有什么完全不能吻合的地方，与其对软件包进行代价高昂的修改，不如对企业的业务流进行适当的调整。这样做，不仅对应用这些软件包的企业十分有利，而且也促成了企业的应用软件向产业化的方向发展，质量不断提高，成本则不断下降。
　企业应用软件开发的另一个趋势是企业软件套装化、一体化，以满足企业各种各样的功能需求。目前正在发展中的面向企业的软件包不仅要求覆盖企业运行的全过程，而且要求覆盖企业与外部，特别是与关系企业的联系。在覆盖企业运行的全过程方面，不仅包括企业的财务管理、出版生产管理、仓储管理、销售管理、人事管理、文档管理，等等，而且要求对整个企业的资源能够更合理地规划和运用。这方面，国外比较流行的软件有“企业资源计划(ERP)”软件和“一体化计划分析(IP)”软件等。在与企业外部关系企业的联系方面，目前发展较快的有“供应链管理”(SCM)”软件，即解决企业原材料及出版物产成品的进出货管理问题，包括批发、仓储、运输，以实现对企业客户更友好、更有效率的服务，同时对企业资源的使用和分配提供较大的弹性。从软件包的一般性能来看，则追求在更大范围内实现企业业务活动的一体化，使用户能够更快更好地找到自己所需要的数据和信息，同时，向企业提供在全球范围内进行业务活动操作的可能性。
　随着信息技术的不断向前发展，企业信息化面临着越来越复杂的技术应用，不仅包括计算机的硬件和软件，而且还包括局域网和广域网在内的数据通讯技术。如何判断和评估这些技术，寻求企业信息化比较妥当合理的方案，详细地定义对系统各个组成部分的具体需求，组织整个信息化和系统的实现，凡此等等都已经成为相当专业化、相当复杂的课题。企业要独立地寻求所有这些问题的准确的答案，不仅需要大量的人力投入，而且需要大量的时间和资金。对每一个企业来说，这样做既没有必要，也不太可能。例如，企业不可能也没有必要自己组织力量去对每一个商用软件进行评估。因此，善于利用有关的咨询公司或系统公司的力量，为企业信息化找到一条多快好省的道路，对企业而言十分重要。这也是为什么在发达国家咨询和系统业务十分发达的原因。对于一个高校出版产业集团而言，虽然他们可能拥有自己的信息化队伍，但在作出重大的系统建设的决策之前，听一听咨询公司或系统集成公司对方案的评估意见也是有益的，这些意见一方面比较专业化，另一方面也比较客观，无论如何对企业都是有益的
　三、持之以恒，任重道远
　今天大学出版社的问题仍然很多。但是必须分清哪些是历史遗留的，哪些是制度造成的，哪些是改革改型不可避免的，哪些是人为造成“交学费”的。企业的昌盛不可能靠一年或几年达到，但是，企业的命运，可能决定于任何一年的任何一次改革。目前，我国高校企业正面临着双重的压力与挑战。一方面，企业必须加快自身的改组、改造，加强管理，建立现代企业制度，以适应社会主义市场经济体制；另一方面，随着社会主义市场经济体制的建立完善，企业的外部环境发生了巨大变化，特别是加入WTO以后，大学出版企业将直接参与激烈的国际竞争，面对严酷的现实，加速企业信息化，是我国企业应对挑战的关键措施和难得机遇。
应该指出，对任何一个企业来说，走向信息化的道路都不会是平坦的、一帆风顺的，从世界各国的经验来看，要建成一个功能完备的、对用户友好的、真正能够发挥效益的企业信息系统是不容易的。除了企业领导的理解和重视，用户的充分参与之外，技术上正确的决策，遵循适合于企业管理情况的信息化方法学等都是决定成功与否的关键因素。在实现信息化的过程中，企业可能要准备付出“学费”，准备接受“失败”。但是，有远见的企业不应该被困难和失败所吓倒。因为无论如何，这一步总是要跨出去；不跨出去，就会踟躇不前，就永远不会有一个现代化的企业诞生。
　在过去的几年里，大学出版社经历了一个企业所能承受的从计划经济到市场经济的比较彻底的转变。但是，对于中国的出版者，在谈到企业经营管理变革和企业的信息化建设时，基本上局限于制度层面，常常忽视或不重视技术、物质方面的支持是否配套这一问题。事实上，如果出版社的社长没有决心拿出起码是5年的时间来进行企业的信息化改革，那么企业的信息化建设很难成功。
　要认识企业信息化建设的重要性，就必须理解中国高校产业的现状。这种理解不应该是静态的，而必须是动态的。否则，就容易一叶障目。动态地看，高校产业的核心是改革，亦即完成向现代企业的转型。改革正是今日大学出版社走出困境的根本所在。改革同时也是今日大学出版社的危机之根本所在。恩格斯说：“历史的必然要求和这个要求的实际上不可能实现造成了悲剧。”在高校产业中，好改的、皆大欢喜的、不触及根本利益的改革已经完成了，今后的改革都是最难啃的硬骨头。我们所感受的阵痛，大都随改革而来，虽然其根源归根结底并不在改革，虽然中国的企业信息化建设从一开始就承载着太多的民意和期望，然而所有的问题只能在改革发展中渐进解决。
　随着高校产业改革开放和经济竞争的深入发展，大学出版企业迫切需要职业化的出版家和企业家，他们应该以市场的标准产生和消亡，必须对企业的生存负责，以市场的存在而存在。国外的出版业的管理经验对于中国特定国情环境下的大学出版社未必能照搬套用。与国外成功的成为管理经典案例的大学出版企业相配套的是一个成熟的制度环境和完善的法律制度，而中国企业目前身处的整体环境还太幼稚和缺乏规范。中国需要完善企业成长的制度和环境。
　随着信息化和信息产业的快速发展，传统的企业管理方式和手段已经落后于时代，信息化已经成为现代企业生存和发展的主要动力。就大学出版社的信息化建设而言，关键不是硬件问题，也不是软件问题，而是企业在彻底转变传统管理和经营理念的基础上，以用户为中心，以市场为主导，搞好顶层设计，充分利用现有的信息基础设施，加快建设适合我国特点的信息处理通用平台，实现现代化出版企业的电子商务化。要转变观念和思维方法，以信息经济、知识经济的观念和思维方式，在市场竞争环境中选择企业的正确定向和定位，评估企业的价值。要通过持之以恒的信息化建设，最大限度地利用资本、技术、信息和知识，为大学出版企业赢得商机，确立竞争优势，并走向国际市场。我们期盼着创建成一系列逐渐成熟的现代化的大学出版社的诞生，她在市场经济的广阔天地自由翱翔。

［作者工作单位：南开大学出版社］

来源：《大学出版》2002年第3期

本版责编：金洋

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