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实施企业信息化提高出版行业竞争力

陈铭

2008-07-18 10:39:15 来源：《大学出版》2008年第3期（总第59期）

　摘要：进入21世纪，出版业面临种种压力和挑战，滞胀现象严重。出版行业要想在快速变化的竞争环境中找到自己的生存和发展空间，必须改变思维定势，借助企业信息化进行管理变革，提升竞争能力，获取竞争优势。企业信息化可以有效地对出版各个环节的数据进行采集、传输、加工处理和管理，从而提高出版生产速率，降低出版企业成本，保证图书质量，延长图书生命周期，提高决策的科学化程度，减轻员工的工作强度，促进工作流程变革，重构核心业务，促进管理制度创新，提高出版企业的综合竞争力。
　关键词：企业信息化；出版社；企业竞争力

　21世纪已进入知识经济时代。知识经济既是高科技经济，也是信息化经济，信息化将带来出版业划时代的飞跃。因此，为了适应知识经济时代的要求，必须加快出版业的信息化建设，信息化是知识经济时代出版业发展的必由之路。国内外一些成功企业的实践已证明，信息化建设是出版企业获取竞争优势的根本手段，是出版行业现代化的主要标志，也是出版行业在市场竞争中充满生机和活力的根本所在。
　企业信息化是信息技术应用于企业的生产、技术、经营管理等领域，不断提高信息资源开发效率，获取经济效益，以提升企业的经济效益和竞争力为目标的过程。而企业竞争力是指在竞争性市场中一个企业所拥有的、能够比其他企业更为持续有效地向市场提供产品和服务并获得盈利和自身发展的综合素质。
　出版行业的发展正面临种种压力，图书出版业的滞胀现象已引起业界的高度关注。出版行业要想在快速变化的竞争环境中找到自己的生存发展空间，必须改变思维定势，借助企业信息化进行管理变革。
　我国出版业信息化建设起步早，基础设施条件较好，且重视渠道建设，普遍应用发行信息系统。系统集成也已经起步，有1/3的出版社已开发了集成企业资源的ERP系统、基于互联网的电子商务系统。这些喜人的现状都充分表明了出版行业实施企业信息化的可行性。

　一、实施企业信息化对提高出版行业竞争力的作用
　出版企业信息化的基本原则是以目标市场为中心，以效益和效率为中心，以人为中心，以读者需求为中心，以提高读者满意度为中心。由于竞争加剧，出版市场已进入微利时期，出版在计算机技术和网络技术的支撑下，把技术、知识、管理、人力和信息等多种资源整合于一体，使各生产要素紧密结合，协调运作，充分发挥各种资源的优势，从而不断提高企业的竞争力。利用信息技术可以有效地对出版各个环节的数据进行采集、传输、加工处理和管理，从而提高出版生产速率，降低出版企业成本，保证图书质量，延长图书生命周期，提高决策的科学化程度，减轻员工的工作强度，促进工作流程变革，重构核心业务，促进管理制度创新，提高出版企业的综合竞争力。
　1.企业信息化能推动出版流程重组，优化业务流程
　出版流程与技术因素关系最密切，信息化将带来明显的改观。计算机、网络、通讯、存储、多媒体等信息技术在出版社编、印、发各个流程中的应用，极大地提高了图书出版的质量和效率。通过建立了一个完善、集成的管理信息系统平台，消除了以往部分分散的计算机应用现状所带来的信息孤岛现象，增强了部门协同，优化了业务流程。通过信息流，协同各生产经营单位和部门的商流、物流和资金流，合理配置资源，提高了企业的竞争能力和市场应变能力，并改变了经济增长模式，提高了生产效率和现代化管理水平。
　2.企业信息化能促进组织结构优化
　企业信息如何在企业内部各部门之间、层级之间顺利流通，涉及到企业的管理结构问题。管理的幅度和层次的多少，管理结构是否扁平化，都会影响到企业信息化建设的结果。出版业传统的组织结构是建立在专业化分工基础上的金子塔型组织结构，它具有以权力为中心、实行严格的等级制、劳动分工精细及职能部门众多等特点。这种组织结构具有无人对全过程负责、机构臃肿、缺乏灵活性、以及销售成本高、忽略读者满意度等缺点。在读者需求个性化、图书更新日益加快、技术信息瞬息万变、市场竞争更加激烈的今天，传统的出版企业组织形式已无法适应信息化发展的需要。现代信息技术的发展改变了原有组织和管理体系的信息基础，使其成为扁平化的、缺少层级观念的、灵活多样的、能快速响应市场的新型组织结构。如办公自动化系统的应用将极大地改变出版社内部信息的沟通方式和中间管理层的作用，通过社会化协作和契约关系，外包非核心功能，使得出版社的管理组织扁平化。
　3.企业信息化能加强成本管理
　我国出版产业结构尤其是利润结构倚重于课本教材，一般图书的出版发行缺少精细的成本核算与科学的经营核算。因此，要提高出版社生产经营的效率和效益，提高出版社的竞争力，必须依赖信息化手段，加强成本管理，让财务管理成为出版社管理的核心。例如，通过成本管理系统，将出版社所有的业务都跟财务紧密联系在一起，运用预测、计划、控制、核算、分析、考核等方法，对构成一个印刷品种成本的相关因素，如稿酬、出版的排印装等生产费用、纸张等原材料费用、发行费用以及相关的间接费用、共同费用等实施管理，可以解决困扰出版社多年的成本算不准、盈亏不清晰的粗放管理问题，帮助出版社在实现管理精细化方面取得较大进步，提高成本和单品管理的工作效率，从而实现降低出版物的成本、提高出版社经济效益的目的。
　4.企业信息化能加快产品和技术创新
　出版企业信息化是信息技术在出版社的应用，它在不同程度上存在技术创新，是信息技术与出版业特点相结合的一个过程。随着企业信息化的建设和发展，业务创新能够更多地接近市场和直接面向消费者，因而在创新信息来源、创新方式、创新方法以及创新成果等各方面都体现出创新的多样性。由于互联网的发展，全球信息获得前所未有的跨地区、跨国界流动。信息的流动创造了无限商机，尤其是电子商务在出版社经营管理中的广泛应用，缩短了出版社与读者的距离，极大地提高了出版社获取新技术、新产品、新思路的效率，给读者和出版社提供了更多的选择消费与开拓市场的机会，使出版社与供应商及读者建立起高效、快速的联系，从而提高了出版社把握市场和读者、了解市场的能力，使出版社能迅速将读者的需求变化及时反映到决策层，促进出版社针对读者需求进行研究，及时改变和调整经营战略，不断向市场提供差别化的图书产品和服务，形成不易为竞争对手模仿的独特竞争优势。并且企业的信息化建设中有很多的管理软件，例如数据挖掘系统、管理支持系统、客户关系系统等，这些软件都综合了日常的客户信息、市场信息和企业内部的管理信息，因此出版社在进行市场分析、业务分析时，可以直接利用这些软件中的有用数据。通过这些软件的数据分析，全面了解各种图书营销的开展情况，从而辅助出版企业对图书选题、市场策略、目标客户等进行决策。企业信息化因此可以帮助出版企业开发出具有创新力的业务模式，为出版企业带来新的利润。
　5.企业信息化能提高出版社的整体管理水平促进管理创新
　成功的管理是企业创新的根本。如果说企业信息化的前提是IT技术的投入，那么企业信息化的根本就是企业的管理水平。这就是为何有很多的企业把开展ERP、CRM的建设作为企业信息化建设的重点。企业的管理一方面要依赖经验和直觉，另一方面则要依据科学的管理指标。信息化可以使企业充分利用现代信息技术，自动快速获取有用的决策信息，提供快速准确的决策支持。建立信息管理系统的目的就是让出版社的生产经营活动建立在有效数据的基础上，出版社领导根据事实做出决策，改变了过去凭借权利和行政命令进行管理的方式。例如，如果出版社能与关系良好的零售书店达成联盟，实现信息共享，出版社的信息系统就能根据书店的POS系统实时反馈回来的销售数据自动做出分类统计，让管理者对同类新书的主发量做出科学预测。出版企业信息化还是以出版企业素质的提高和出版企业绩效的优化为目标，在企业信息化过程中通过转变传统的管理观念，提高员工的整体素质，建立良好的管理规范和管理流程，从而提高出版社的整体管理水平。
　信息化对管理创新的促进表现在客户关系管理、供应链管理、生产管理、库存管理等方面。在客户关系管理方面，由于信息技术更有利于出版企业与读者进行交流，因此有利于出版企业对读者的信息进行深入分析，对业务流程进行重组，对业务功能进行重新设计，以提高读者满意度，从而提高出版企业的竞争力。在供应链方面，信息化有利于企业实现全面的供应链管理，缩短出版企业与供应商及读者之间的距离，使供应商对企业、企业对读者能够迅速地做出反应，实现柔性与稳定的供需关系，从而达到双赢。在生产管理方面，信息技术可以使企业通过网络管理，随时准确快速地掌握各生产部门与协作部门的情况，从而避免出现管理失控的现象。在库存管理方面，信息技术的发展使库存管理实现了计算机的自动化管理，管理者可随时掌握各处的库存与采购状态。以强大的信息技术为支撑的管理创新，是推进现代出版企业制度建立、实现管理水平跨越式发展的重要手段。

　二、企业信息化在出版行业应用的策略
　企业信息化在出版行业中的应用应该是一个循序渐进的过程，从低级到高级主要经历三个发展阶段：基础管理阶段、出版企业完整的管理信息系统阶段、电子商务协作阶段。
　1.基础管理阶段
　在基础管理阶段，主要解决一些局部的但非常关键的管理问题。基础管理包括：客户管理、信用管理、数据管理、仓库管理、销售管理、财务报表、资金管理等。这些管理通过建立如财务会计系统、图书销售系统等信息化管理系统进行。发行与财务的信息相通是非常关键的管理问题。出版社通过对基础管理的梳理和规范，加强对资源的了解。出版企业通过建立基本资源体系的信息化，建立和改善出版企业的管理基础。
　2.完整的管理信息系统阶段
　出版社完整的信息管理系统，是面向出版社整体业务的管理系统，可以对出版社内部所有环节进行有效的管理。如建立编务出版管理系统和决策支持领导查询系统，给出版社管理者及时提供有力的工具。在管理信息系统的帮助下，出版社领导能够准确及时地了解各部门、各项目的费用支出情况，了解或预测将来某一时期的收支情况，快速得到各种计划报表、图书印制报表和销售报表；监督各选题出版计划的执行情况，获取某种图书的发行分析数据、某一地区的发行分析数据，以及某一品种在不同时间段的发行情况比较数据，以便按市场需求及时调整图书的出版计划，避免不必要的损失，做到决策靠数据，调研论证有依据，极大减少决策盲目性，使决策更具科学化和规范化，同时也缩短了决策的时间，进一步降低了管理成本，从而达到提高出版社经济效益，增强出版社竞争实力的目的。
　ERP是运用当前国际上通用的基于供应链管理的思想和方法，在MRPII（制造资源计划）的基础上发展起来的集成化信息管理系统，它围绕市场需求建立企业内外部资源计划系统，满足了企业对资源全面管理的要求。它把客户需求和企业内部的经营活动以及供应商的资源融合在一起，体现了以客户为中心的现代企业经营管理思想。其主要宗旨就是将企业内部和外部资源充分调配和平衡，从而对不断变化的市场需求做出快速反应，在日益激烈的市场竞争中提高企业的核心竞争力。
　ERP能够帮助出版企业建立一种新的管理体制，其特点在于能实现企业内部的相互监督和相互促进，并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作。ERP作为一种先进的管理思想和手段，它所改变的不仅仅是表层的个人管理行为组织，而是从思想上去剔除管理者的旧观念，注入新观念。
　ERP一般包括财务管理、业务管理、生产管理、人力资源管理、客户关系管理、支持电子商务模块等功能，财务管理系统要能满足出版企业编、印、发、供各环节的会计核算要求，满足适合出版行业的书刊成本核算及管理需求，满足财务需求和集中适时查询的需求；并且财务系统与银行系统、税务系统以及各单位原有的销售、库存图书发行等业务系统相衔接，然后根据需要由简到繁逐步扩展，稳步推进。实施ERP管理系统是一项系统工程，应采取整体规划、分步实施。
　3.电子商务协作阶段
　ERP技术对企业加强内部管理提供了强大的技术支持，电子商务则为企业开展对外市场营销提供了一条更为便捷、广阔的渠道。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源、最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。电子商务是通过采用最新网络技术手段增加企业利润的所有商业活动，其实质是企业经营管理各个环节的信息化。
　在电子商务协作阶段，出版企业将积极参与整个供应链的竞争，最大限度利用外部资源，利用不断创新的商业模式实现利益最大增值。电子商务是一种建立在国际互联网之上新的商务运作模式，也是一种新的市场竞争手段和有力的武器，它是指通过电信网络进行的生产、营销、销售和流通活动。它不仅指基于互联网的交易，而且指所有利用电子信息技术来解决问题、降低成本、增加价值和创造商机的商务活动，包括通过网络实现从原材料查询、采购、产品展示、订购，到出品、储运以及电子支付等贸易活动。它已经在全球范围内大规模地涉足市场竞争和信息交流服务。出版企业的电子商务主要包括出版企业信息门户、出版企业交易门户、供应链管理、客户关系管理、商业智能等。它通过开拓新的市场，通过了解读者的差异化需求，为图书产品创新提供原动力。并且通过订购和售后服务，为读者提供满意的图书产品和个性化服务，通过BBS等渠道，加强读者与出版企业的互动关系。电子商务彻底改变了出版企业的经济运行方式，将信息流、资金流以及部分物流转移到信息网络上，使网络成为出版企业经济活动的主要空间，从而产生了出版企业经济运行中新的增长点。

　参考文献
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来源：《大学出版》2008年第3期（总第59期）

本版责编：江蕾

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