建立出版社纸张材料内部控制制度 - 经营管理

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建立出版社纸张材料内部控制制度

天津大学出版社：胡波

2003-11-12 17:14:37 来源：

　纸张是出版社印制图书的主要材料。纸张材料在图书成本中占了很大的比重。因此，加强对纸张材料的核算和管理，对提高图书质量，降低图书成本，加速资金周转，提高经济效益，具有重要意义。
　出版社用的纸张材料品种很多，规格复杂，收支移动频繁，数量、金额很大，而且，绝大多数出版社自己没有纸张材料仓库，一般都存放在纸张供应部门或印刷厂的纸库内。因此，出版社纸张材料管理部门——出版部和财务部必须加强纸张材料核算和监督工作，及时掌握纸张材料收、支、结存情况。如果忽视监督管理、核算工作，发生纸张材料供应不足，势必影响图书的印制工作；纸张材料储备过多，又会积压资金，影响资金周转；忽视监督、管理工作，甚至会发生擅自售出和贪污盗窃问题。为了确保生产需要，节约流动资金，保护纸张材料的安全和完整，适应出版社管理的需要，每个出版社都应建立纸张材料的内部控制制度。
　建立纸张材料内部控制制度应把握好以下几个方面：
　一、纸张材料采购的内部控制
　1．纸张材料采购订货的内控：纸张采购要做到保证质量和降低成本同时兼顾。出版社应建立订货控制制度，在确定纸张材料供应单位时，应对供货单位的供货条件、信誉和财务状况等事先了解。根据市场总体水平和多家供应单位的报价，由社领导、出版部等有关人员参加业务洽谈。禁止一人独自处理业务全过程。供货单位一经确定，应相对稳定，优胜劣汰。
　2．纸张材料采购审批的内控：根据出版社的图书出版计划规定的生产定额和成本计划中的纸张材料消耗定额，结合纸张库存情况和市场供应情况，编制纸张材料供应计划，作为采购的依据，经主管计划的负责人审核后报出版社领导审批。
　3．签订纸张材料采购合同的内控：为保证出版社能按时取得所需纸张材料，出版部应与供货单位签订纸张材料供应合同，明确规定双方的权利和义务。供应合同是出版社与供货单位进行经济联系的一种契约，是解决经济纠纷的法律文件。要求主管领导对采购人员进行授权委托，授权的内容一定是经过批准的内容；采购人员按计划签订合同，无权在授权之外签订合同或变更纸张材料采购合同的内容。
　4．纸张材料验收和入库的内控：因大部分出版社没有纸张材料仓库，一般供货单位直接把纸张材料送到印刷厂，印制图书，故委托印刷厂人员监督入库。承接出版社纸张材料保管单位，应具备法人资格。出版社应同仓库签订保管合同，明确保管纸张材料的经济责任，要求保证入库纸张材料数量、规格、质量符合出版社与供货单位合同的规定，做到准确、安全入库。印刷厂验收合格后，填制验收单；质量检验部门检验质量，签署验收单；仓库保管部门根据验收单验收纸张材料，填制入库单，登记纸张材料台账。对质量不合格的，应拒绝入库。对纸张材料型号、数量等不符的及时与出版社联系。保管单位不得擅自挪用、调换、损坏出版社的纸张材料。
　5．纸张材料采购资金审核的内控：出版部根据印刷厂提供的纸张材料验收单及入库单，允许供货单位开进货发票，审核签字后，经社领导审批，报送财务部。
　6．纸张材料采购资金支付结算的内控：出版部根据纸张材料入库单及入库时间，制定纸张材料结款计划报社领导审批。财务部按社领导的批示，审核合同签订是否符合规定；验收单、入库单是否真实可靠，纸张材料定价是否与合同一致；进货发票是否合法，是否与合同、验收单、入库单上的纸张型号、数量和价格相符。审核无误后，在资金周转允许情况下，办理付款手续，进行货款支付结算。
　二、纸张材料领用的内部控制
　1．纸张材料领用审批的内控：出版部根据印制图书需要，编制“图书印装单”，填清需用纸张材料型号、规格、数量，认真核对所需出库纸张令数，由出版部负责人审批，交印刷厂，作为纸张材料生产下料出库的依据。
　2．纸张材料出库的内控：印刷厂应保证纸张材料领用正确，手续齐全。要求仓库保管审核领料单，双方检查数量和质量，并签字或盖章。
　3．纸张材料领用核算的内控：应保证纸张材料领用业务记录真实，领发正确。要求仓库保管发货后及时登记纸张材料台账；出版部核对“图书印装单”与纸张材料出库单上的纸张型号和出纸令数是否一致，并把出库的纸张材料用于印刷哪本书提供给财务部；财务部根据出版部提供的资料，给出纸张材料单价，计算金额，计入该书成本中。
　4．纸张材料领用的内部稽核：由内部稽核人员审核出库单，核对收发凭证和存货台账，检查收发记录和结存余额，查看纸张材料的领用会计核算是否准确，以确保纸张材料安全，记录正确。
　三、纸张材料核算的内部控制
　出版社根据不同的图书品种选择不同档次的纸张。图书出版常用的纸张种类有书写纸、胶版纸、铜版纸等，一般图书用787x1092毫米、850x1168毫米、880x1230毫米等常用尺寸的纸张。装帧材料品种更多，主要用于制作图书封面和封套材料，对图书的美观起举足轻重的作用。纸张材料的核算，必须按实物量度和按货币量度两种核算。出版部应按纸张材料存放的印刷厂，每厂存放的各种型号纸张材料设立明细账，记录各类型号纸张材料的收、支、结存的准确数量；财务部除了按纸张材料型号量度反映其增减变动外，还要按货币量度对纸张材料进行计价，对纸张材料工作进行管理和监督，综合反映纸张材料收、支、结存的准确数量和金额，核算资金的占用情况，以及纸张材料的成本情况。
　实际工作中，出版部记数量账，月终将上月结存、本月收入、本月支出、本月结存的纸张材料数量按印刷厂、纸张材料品种、规格汇总一份明细表给财务部。财务部根据当月收支材料凭证核对数量及纸张材料结存。有时会发生纸张材料未达账情况，如纸张材料入库，进货发票未开时，出版部根据印刷厂的入库单已记账，出版部的入库数量大于财务部。纸张材料印刷出库，出版部根据印装单记账，出库单在结算印刷费时才到财务部，故出版部纸张材料结存比财务部少。财务部需填制“纸张材料未达账核对表”。尽量做到出版部、财务部、印刷厂之间账账、账表、账实相符。
　四、纸张材料盘点及处理的内部控制
　出版社为了保证纸张材料核算准确，保护库存纸张材料完整无缺，应建立健全纸张材料盘点制度。出版社要求印刷厂的仓库保管员加强纸张材料管理，定期盘点库存存货，防止纸张材料被盗、毁损和流失，编制纸张材料存货盘点表，以其核对所存纸张材料的数量。出版部至少每年应组织有关人员对所有存纸印刷厂进行一次彻底的盘点，与印刷厂核对明细账，察看纸张材料存放保管情况。盘纸后将盘点情况、盘点结果报至社领导和财务部。对发生出版部与印刷厂之间账账、账物不符，出版部与财务部账账不符的，应及时查明原因，提出书面报告，根据社领导审批的处理意见，调整纸张材料账务，以确保账实相符。
　五、建立纸张材料内部控制制度应注意的问题
　1．建立纸张材料内部控制制度应遵守新闻出版工作有关规章制度和会计法规
　如果出版社纸张材料内控制度在制定时脱离了新闻出版规章制度和会计法规，就谈不上什么规范，执行中也会偏离轨道，发生损失也无法追究执行者的责任。因此，出版社纸张材料内部控制制度应以法律为准绳，以有关规章制度为依据。
　2．纸张材料内部控制制度的建立应考虑本单位的实际情况，具备可操作性
　每个出版社有各自的机构设置和工作流程，制定纸张材料内部控制制度应确实可行，要考虑到本单位的实际工作情况，特别是纸张材料管理的薄弱环节，以提高出版社管理水平和增加经济效益，便于各部门及相关人员在实际工作中运用。
　3．纸张材料内部控制应讲究协调
　纸张材料内部控制制度涉及出版社的社领导、出版部、财务部及其他相关部门和印刷厂。工作中，不能只从本部门工作考虑，应相互配合，及时沟通，将纸张材料管理工作做好。否则，各部门相互矛盾，建立纸张材料内部控制制度会失效。
　4．纸张材料内部控制制度应保持相对的连续性和一致性
　一项制度的建立要求人适应制度，而不是制度去适应人。纸张材料控制制度同样也是如此，不能随着人员的变动而变化，不能朝令夕改，应保持制度的相对稳定性和连续性、一致性以及会计工作的严肃性，否则将无法贯彻执行。另一方面，随着出版社的内部组织结构、财会专业的发展或外部环境的变化，出版社应对原有的纸张材料内部控制制度进行及时修订和补充。
　5．大力提高执行内控制度人员的素质
　纸张材料内部控制制度的实施，要求与其相关的人员熟悉法律法规和内部控制制度，有较高的思想水平、业务水平和管理能力。要不断提高控制技术和控制知识，发挥主观能动性，对执行过程中出现的问题及时解决，推进内控制度的建设。否则不能达到实施内部控制的基本要求，对内部控制的程序或措施经常误解，再好的内部控制制度也很难发挥作用。
　6．强化内部控制制度执行情况的检查与考核，建立配套的奖惩制度
　出版社必须定期对纸张材料内部控制制度的执行情况进行检查和考核，也可根据税务、审计等外部监督部门的检查情况，对出现的问题及时解决，在执行中逐步完善内控制度。对执行内控制度到位的人员应予以奖励；对执行不力或执行不力引起恶果的应予以惩罚，或调离此岗位。
　总之，建立纸张材料内部控制制度是出版社加强管理，堵塞漏洞，提高经济效益的重要手段，认真执行能最大限度确保纸张材料的安全和完整，维护国家财产的安全。

摘自：《大学出版》2003/10

本版责编：江蕾

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