内容管理系统：出版社的香饽饽？ - 经营管理

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内容管理系统：出版社的香饽饽？

孟培／编译

2004-12-08 16:37:11 来源：

　内容管理系统(CHS)意味着大资本和时间的投入。全面实施CHS，可对出版社的业务流程有明显的影响。CH5可带来诸多非经济方面的益处，如更高的顾客满意度、更高的出版品质，与其他业务流程整合取得综合效益等。但CHS可能是一场灾难，也可能会是引发整个业务流程转型的导火索。

　不久前，英国的一些出版社纷纷实施了内容管理系统(Content Management Systems，简称CMS)，然而仍有不少出版社对实施CMS心存顾虑，因为它不仅意味着企业要为此支付很大的资金和精力，而且还很难看到效果。不过，据，已实施该系统的部分出版社反映，CMS还是能从加速企业流程的整合、提升企业的品质等方面给企业带来诸多收益。
　CMS指以电脑为基础、对管理内容进行创新、改进和出版的一套系统。所有的内容管理系统会有如下两个功能：一个是分离内容并发出呈现的指令；这样打印的内容在没有打印格式下就存储起来，因此可以放到网络上。XML是常用的给内容加注标签的格式。其原则是一旦创建出来，可以多次使用。第二个功能是使用模板进行排版和生产。对许多公司而言，CMS等同于网络内容管理。但CMS不必以网络为基础。许多系统提供了额外的功能，包括工作流程管理工具、及使不同的用户获得系统不同环节的接口控制。例如，阅读但不能在某些区域书写的关口或称接口。内容管理系统在参考书出版方面有广泛的应用，另外还可用于网站、目录、公司内部网、期刊文章的整理和储存。
　对出版社来说这意味着时间和资金的巨大投入，英国近期对20家出版社进行了CMS投资及回报的调查，其中几家出版社表示CMS系统明显地增加了收益或降低了成本，其中一家远程教育学院表示，安装了CMS，它能够替代两个可将打印资料转换为网上版本的超文本代码(HTML coder)；一家大型字典出版社发现，原来编撰词典三分之一的时间要被处理标点和风格的问题占用，而现在使用预先设定的模块就可以自动生成；一家百科全书出版社发现，内容一旦被记录成数据格式，参考书电子文本的销售也会产生新的收益。在以上这三个案例中，CMS意味着明显的增收节支，尽管这些都是局部的评价。

　实施CMS的障碍
　英国一家重要的期刊出版社的产品经理表示，如果出版社的数据是XML格式的，CMS将会节约成本，这就如同你在房顶安装了太阳能，电费就会减少一样。可出版社要知道，将数据转换为XML的成本却不少。
　可能出版社没有节省什么资金，但它们不愿承认这一点。出版社表示，他们使用CMS系统的目的在于：单一资源的多种产出，如使用相同的网上和印刷形式的内容，尽管有许多有效的CMS系统只能用一种形式；更自动化的整理，使资料整理更快更有效。
　有的出版社认为，尽管软件销售商可能会声称他们的CMS是很好的(同时，系统会有很大的声响)，但他们不使用CMS的原因出在创作过程的授权和项目报告上。
　已经安装了CMS系统的使用者事实上也不一定对它很了解。在安装CMS前，出版社抱着增收节支的愿望，但安装后，却不愿公布数据。其原因可能是CMS并不节约什么成本，或者是很难计算，或者更糟的是，CMS也像IT项目一样不能计算投资回报率。
　IT的投资应被看作一般业务的基础，根据业务情况和投资回报率来决定是否接受。但出版界大多数人还是坚持大规模实施IT技术。对许多出版商来说，CMS可能是一场灾难或引发整个业务流程转型的导火索。它可以把公司搞得天翻地覆。
　内容管理系统从本质上讲连接了原先互相独立的商业活动，通过这个过程内容被收集和修订，并有打印和电子版的产品出现。CMS可能包括版权信息，因为这决定了能够出版的内容，它可能包括顾客信息，通常还包括作者和编者的信息。衡量CMS可以通过ROI来计算，但计算ROI很复杂，因为要收集相关信息本身就很困难。
　在出版社实施CMS可能不会有期望的投资回报率，对此有一个明显的理由，即企业的文化，换句话说，就是人的原因。举一个例子，CMS安装在一家公司的网上业务部，这里有新的计算机和新的地毯、办公桌等办公设备。它与其他印刷部、编辑部和制作部完全分离。这样就会使现有职员憎恨CMS，感到他们是二等公民，因此就产生对新成员的不合作。自然而然的，出版商就需花费比原来预期投资多的资金来整合两个团队。
　另外，出版社将图书看作是服务而不是商品的理念也使计算投资回报很难实现。牛津大学出版社出版的《牛津英语词典》这样的书更像是一种服务，他们几乎不间断地出版，订阅费用逐渐形成收入的一大块。如《哈钦森百科全书》以印刷体或网上的形式向20多家用户(主要是订阅的网站)传递，每两周左右从数据库中选取部分内容出版一次。在这些情况下，如果内容管理真的将以产品为基础的出版转变为不断的服务，那么财务系统就应当彻底改变。但目前单本书的成本模式继续在出版领域使用。

　实施CMS的收益
　CMS可以给企业带来许多收益，包括非经济方面的收益。其中包括：
　更高的出版品质；顾客满意度——更快地获得信息，或者更准确地反馈信息；更快地传播信息。
　最明显的收益是CMS能与其他业务过程整合起来。任何一个CMS系统都不是万能的，但它的效率通常是与组织内的其他系统，如库存控制、版权管理或电子商务等整合到一起的结果。
　如果你将出版业务从产品转变为服务，如何确定某种出版是值得的呢?下面有一些帮助你确定出版价值的指标：不断地修订定价，在现有内容和用户上增加收益；确保业务的整体赢利；根据不同的用户组和内容形式辨别分项业务，确保它们是赢利的；在专业领域占有市场主导地位，相信这种地位会转化为超过平均值的赢利；确信所有的用户和渠道都是赢利的。
　这里有一些CMS对业务产生影响的例子。一位很好的网络管理员，他承诺在两周内为顾客建立网站，但五周后还没有消息。问题出在他对公司的每个项目组都有这个承诺，于是虽然所有的网站在功能上有80％是重叠的，但这位网管全凭手工做这项工作就显然分身乏术了。
　牛津大学出版社安装了CMS来实施其网上出版目录的管理。所有的内容都在中心数据库中，由模板控制当地的出版。原先可能出现的全国各地各做各事的混乱局面变成了大家熟知品牌、可轻松进入的导航网站。
　新的网页由当地的非技术性员工使用标准模板创建，而不是由一个时间急迫的网络管理员来完成。创建网页的总时间可能相同，也不会发生瓶颈现象。网络管理员可以集中于写作模板而不是最终的网页。
　全面实施的CMS应当对出版社的业务流程有明显的影响。CMS的一个最大益处，也是一个最大的问题是它的规模。虽然它带来的文化和结构的变化难以评价，但还是值得去做的。另外，实施者还要取得董事会的支持以获得它对业务流程的最大影响，包括与其他流程有效的整合。

摘自：《中国图书商报》2004－12－03

本版责编：江蕾

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