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信息检索在现代编辑出版活动中的意义

许次

2006-04-30 14:28:40 来源：《大学出版》2003年第1期

信息检索是指能了解各种现代信息检索媒体（包括传统工具书和数字化信息）的特点并掌握相应的检索方法，来检索所需要信息的过程。现代知识的特征不再仅仅含“什么”（what），而且更包括“如何得到”（how）与“从哪里得到”（where)。在这个意义上讲，信息检索的过程，也是一个知识实现的过程。从2002年9月起，在全国范围内进行的出版业技术人才资格考试中，信息检索成为了必考的科目，在其教材中，工具书的使用和信息检索将成为考核的重要内容。针对这一重要的方向性指导，我们应充分认识到信息检索在编辑出版工作中的作用，以下将从三个方面对编辑出版活动与信息检索的内在互动关系进行深入分析。
一、信息检索是现代编辑出版学发展的内在要求
自从1985年编辑出版专业在大学设立学科并开设相关课程以来，已经有北大、清华、复旦、南开等35所左右的高等院校相继设置了这个专业。但是关于编辑出版学培养的方向和课程设置一直存在较大争议，在经过众多学者和专家的论证后，将编辑出版学的方向确定为具备编辑出版理论知识和专业技能，熟练地掌握现代信息传播技术，具有全面素质的网络时代新型编辑出版人才。课程设置旨在促进文理科的融合，既关注现代信息技术的应用和电子编辑出版，又注重文化功底和人文素质的提升，以期培养优秀的编辑出版及专业管理人才。由此编辑出版专业在现代高等教育中的地位得到明确承认。与此同时，根据编辑出版学培养目标的设定，信息检索（最初是辞书学）被纳入编辑出版专业的必修课程。
早在1984年，在《教育部关于筹备编辑专业的报告》中就对编辑人才的规格问题做出了明确的规定：“具有熟练查证工具书的能力，要懂得点考据学，懂得使用各种工具书，懂得现代化知识的储存和使用。”进入90年代以来，信息检索课程在编辑出版专业普遍开展。北京大学新闻传播学院编辑出版专业开设了《信息检索与利用》，武汉大学信息管理学院的编辑出版学（网络与电子出版）、清华大学编辑出版专业的第二学位也都开设了现代信息检索一类的专业课程。笔者在查阅国外出版专业相关课程时发现，不少学院的出版方向的专业也开设了类似的课程，如美国俄勒冈大学新闻传播学院里为他们的编辑出版方向的学生开了信息采集课(Information Gathering)，在其课程描述中，规定了掌握机构信息的查找，作者和期刊信息检索，专业期刊信息检索等为该院学生的必要技能；北卡罗莱纳州大学则有阅读与研究课Reading and Research，主要教授学生怎样获取所需研究信息。与之类似的还有新加坡国立大学（NUC）和香港中文大学。更多的大学里虽然没有直接的信息检索课，但都开设了研究方法导论（Introduction to Survey Research)这样在讲媒体研究方注和理论的同时，交叉了现代信息检索技术和方法的课程，如美国威斯康星大学新闻传播学院的出版专业。
这一类的课程主要是培养学生具有较强的信息意识和信息敏感性，引导学生善于利用各种信息源来获取最新信息，提高知识更新的能力。在实践中，它们在编辑出版专业开展以来，得到了学生的普遍认可。从北京大学编辑出版专业开设的情况来看，早在20世纪90年代初编辑出版专业就开设了《中文工具书》、《西文工具书》以及《科技文献检索》和《计算机信息检索》等工具书检索课程，后来进一步发展成现在的信息检索课程，并且选修该课的学生人数也在增多。由此我们应不难看出信息检索课应成为编辑出版专业学生学习的一个不可忽略的方面。
二、信息检索能力是编辑出版人才培养的必要条件
编辑出版活动的本质是遴选、增值。即在知道“如何得到”、“从哪里得到”后，找到了“什么”，通过一系列的编辑出版活动，实现最后的内容增值。正是在这个内在的对应层次上我们说，信息检索与现代编辑出版有着密切的联系。
正因为编辑活动的本质是遴选、增值。编辑的第一个角色就是成为一名合格的“狩猎者”，他们必须多方搜寻，并且选出可以出版的好书，这也是编辑能否建立声誉的关键。一个选题最终能否成功，在很大程度上取决于作者的创造性，而一个好选题的开发就在于编辑的策划。策划组织工作是编辑活动的起点。编辑依据社会和读者的需求，提出方案，组织创作或收集已有的作品和资料。这个过程是一个创造的过程，也是一个宏观的信息检索的过程。
要掌握作者信息，可以通过名人录，如《当代中国名人录》、《当代中国经济学家录》等了解本领域有哪些著名的学者，他们供职的单位和主要贡献；欲了解党和国家对某课题的方针、政策及有关规定，如新闻出版方面的政策，可利用相关的政府出版物、报纸等；想知道该课题有无开发价值，可利用专利资料，查清以前是否有人研究过、研制过；掌握某领域的基本情况，常常通过专科文献指南及该领域的重要检索工具和核心期刊；如果只想了解一般的课题概况，可查阅图书、专业辞典、百科全书、年鉴、手册等。熟练掌握信息检索方法不仅使编辑工作事半功倍，也可在此过程中实现原有信息的价值创造或增值效应。这里面最著名的例子是美国麦克米伦（Mecmillan）出版社的编辑斯科特（Cecil Scott）在查询作品的过程中，发现了作家塔绮曼（Barbaba Tucman）的一部旧作，然后与之合作，使斯科特的构
思与塔绮曼的原作结合，演变为后来的畅销书《八月的枪声》（The Guns of August）。
三、信息检索是编辑出版工作的基础
在编辑的实际工作中，从编辑活动的流程来看，熟练掌握信息检索的方法与技巧，对于掌握每一环节的编辑规律，让编辑运用自如从事编辑工作，提高书刊质量具有十分重要的意义。在策划选题阶段，选题的方式通常有从学科知识中构思选题、到作者圈中寻找选题、从社会需求中寻找选题三种方式。第一种情况，往往针对学术性较强的选题或是科普读物，这样就要求我们对各学科的情况比较熟悉，怎么来做呢？一是专家意见，二就是编辑自己来选择，这时各种学科索引将会指引编辑的选题工作，比如说，基础类课题：侧重于科技期刊、科技报告、学位论文、会议录和文集等；开发研究类：侧重于期刊、专利、样本、标准、产品说明书等；技术经济类偏重期刊、手册、年鉴、报纸、政府出版物；攻关项目的研究课题：重点查专利；科学实验上的攻关课题，重点查有关科技报告和各种会议录。在当前网络技术日益普及的今天，信息检索不仅仅包括对传统工具书的检索，还有对各种网络资源的检索，比如学科导航和各类数据库。第二种情况，到作者圈中寻找选题，了解作者情况，除了利用身边已有的各种人际关系资源，大可利用各种名人录等资源。从社会需求中寻找选题，通常对时效性要求较高，所以要求编辑随时跟踪和了解社会需求。利用网络工具和传统工具及时检索到最新信息。
当确定选题，进入审稿阶段后，编辑就要对稿件的选题、思想内容、结构的恰当性和事实材料的可靠性作出评价和判断。对于前面几点，通常是依赖于编辑的知识经验积累而来，对于事实材料的可靠性，则需要进一步查证，编辑就要对信息检索的通用方法比较熟悉，这样对于字词方面的核对可以参考有关的字词典，对于一些数据方面的事实，则可利用年鉴和手册一类的工具书来查对，对于一些知识性或常识性的问题，则从百科全书性质的工具书入手查找核实。这些检索原则在第三阶段的修改加工时，仍然适用。在最后的发排校对阶段，专用的编辑手册和技术手册将会找到用武之地，使书稿精益求精。
从出版社角度来说，信息的影响贯穿于出版过程始终。从编辑进行市场调研，提出选题思路开始，到社内对选题的论证和决策到发行部门推广图书的营销手段和市场销售信息的反馈等，信息无时不在影响着出版社的运营。如果出版社能够充分掌握，科学分析信息含量，就能在市场中掌握主动权。
目前出现的各出版社图书内容重复雷同的现象，很大一部分原因就在于没有对信息资源加以归纳和整理，造成盲目出书。未来出版社信息管理的方向是建立信息资源管理系统，而此系统在内容上的依托很大程度上取决于对原有信息的利用、组织和开发程度。所以如何获取对编辑出版有效的内部和市场信息，并将其按一定的结构组织以供下一次的检索利用，是出版社信息资源建设的重要环节。下图具体说明了编辑出版工作流程中的信息检索过程。
综上所述，无论是从编辑出版学科自身发展的需要上来说，还是在编辑素质培养的层面上，或是出版社信息资源的管理和编辑流程的角度上看，信息检索在其中构成了不可忽略的一个重要环节，也是出版社知识管理真正得以实现的具体的手段。我们在编辑出版活动中要对信息检索的内容和方法引起重视，从而促进我们工作的顺利开展，实现创造性的增值，同时这也是编辑本身能力自我提升和完善的必然要求。在这里值得指出的是，编辑业务能力的获得(包括如何选书、如何与作者建立联系、如何选择切入点……)，不是凭空而来的，它们都必须建立在长期积累的过程中，而这个知识积累过程对个体的编辑而言包括了具备现代信息检索的能力，这样才能使我们在风云变幻、各种信息时尚热点层出不穷的今天，成功把握时代的脉搏，与时俱进。

来源：《大学出版》2003年第1期

本版责编：金洋

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