信息化管理是出版社持续发展的重要基础（第4期） - 《大学出版》2005年度

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信息化管理是出版社持续发展的重要基础（第4期）

王安琳 任云霞

2006-09-05 14:22:18 来源：《大学出版》　2005年第4期

　20世纪80年代以来，以计算机为核心的信息技术的飞速发展，带来了一场深刻的社会革命——信息革命，这场革命使人类社会的生产方式发生了巨大的变化，与此同时，人们的生活方式、工作方式、学习方式的也发生了深刻变革。生产方式的信息化程度的普及和提高，表明人类社会已从工业时代进入到信息时代，社会生活的方方面面也都不可避免地打上这个时代的烙印，其鲜明的特征就是电子政务和电子商务日趋普及。因此，作为在文化传播领域扮演重要角色的出版业，信息化程度的提高也势在必行。为了适应信息化发展的需要，目前国内各出版社都加大了信息化建设的力度，采取了一系列措施，诸如：为全体人员配备计算机，完善内部使用的Intranet，扩充带宽，开通与Internet的接口等等，这些都为实施信息化奠定了良好的硬件基础。一些软件公司也看到了出版业软件使用良好的发展前景，纷纷投入到出版管理的软件开发中。然而，仅仅把信息化当作“办公自动化”的观念已经远远落后于时代。信息化的关键是加强出版社的核心竞争力，这种竞争力的表现之一就是出版社整体管理效率的极大提高。因此，出版社信息化建设的主体应是管理本身。利用信息技术提供的实时性、共享性、便捷性、公正性等优势，来明确和优化出版社的各项管理流程，从而达到降低运行成本和提高工作效率的目的。也可以说，出版社信息化的核心是管理的变革。
　尽管从目前国内出版社实施信息化的目的来看，是想通过信息技术的应用提升管理水平，但许多管理者对“信息技术应用”与“信息化建设”这两个概念的区别却知之甚少。信息技术应用是一个纯技术问题，是指硬件、软件、网络等技术在编辑、出版、发行等出版社各个工作环节中的使用情况，属于信息化建设的一个方面；而信息化建设的内涵则要比信息技术应用大得多，主要是指通过信息技术应用与出版社管理模式的结合，来推动管理水平的提升的过程。日新月异的现代信息技术正在改变着图书产品的生产过程，改变着出版社的管理模式，甚至是核心竞争力本身。所以，单纯地把信息技术看作是生产和管理的辅助设备抑或是服务性的工具，已经成为过时的观念。作为现代出版企业的管理者，应该充分认识到信息技术的广泛影响和深刻涵义，以及如何通过各种手段，优化利用信息技术来有效提升管理效率，从而节约人力、物力，进而形成出版社新的竞争优势。因此，出版社的信息化不应该游离于核心管理之外，而应当切切实实地服务于生产和管理。
　我国目前出版物的主要形态仍是纸介质图书占据主导，因此，从书稿到图书的整个生产流程是出版社工作的中心环节，对这个环节进行有效的监控和管理，是出版社管理者的重要职责，是出版社管理效率的集中体现，也是一个出版社可持续发展的基础。
　对书稿到图书的全过程进行信息化的实时监控，是提高管理效率的有效途径。从书稿到图书，虽然在生产流程上各个出版社都是大同小异，但管理模式上却大相径庭，因此软件公司开发的出版社通用管理软件很难直接拿来就用。但要实施信息化管理，就必须有适应自己管理模式的系统的支持，为广大编辑提供一个便捷的工作平台。
　根据我社的生产流程和管理模式，我们对云因编务系统进行了改造，使得系统真正能为编辑部的管理工作提供方便。根据我社的管理模式，设计了适合我社书稿流程管理模式的计算机系统，开发了选题管理、发稿流程管理、发排流程管理、稿费和编辑费用结算管理等功能模块。在每一个功能模块下，按照我社的管理程序，根据编辑日常工作的需求，开发了一系列子模块。按照我们设计方案所研制开发的书稿管理系统，具有以下几种特点：
　1．与书稿的实际运行流程紧密结合，大大提升了对书稿流程的监控管理功能。该系统充分利用计算机管理和网络管理的优势，设置了对书稿状态实时监控窗口，随时可以查询书稿运行实际情况，社领导可以实时了解全社书稿运行情况，以便进行统一监控和管理。书稿的运行不再是任意的或者盲目的，可以根据市场情况和订货需求，实时调整书稿运行状态和生产进度，满足市场需求和订货工作的要求。
　2．界面简洁明了。功能键的设置与编辑日常工作紧密结合，书稿运行到哪一个环节，要做哪一步工作了，系统都能实时显示，通过功能键可以直接进入到该工作流程。比如，书稿进行到终审阶段，需要进行终审，总编室工作人员在系统提示下，网上指定终审人员。终审人员接到书稿后，在系统中点击终审键，就可以进入终审状态，并将对稿件的终审意见写入相应栏目后提交即可。由于每个功能键都与日常工作相吻合，编辑不需要专门培训，就能很快熟练地掌握计算机上的书稿流程步骤。管理人员也能根据日常管理工作的需要，通过计算机实时进行网络化管理。
　3．增加了信息数据导入功能，避免了重复输入书稿信息等手工劳动，为编辑和管理工作带来很大的便利，大大减少了编辑的重复劳动。
　4．完善了查询检索功能。在系统中设置的查询是多角度的，有选题编号查询、作者姓名查询、书名查询、责编姓名查询等多种，只要记得其中一种信息，通过查询功能就能查到该书稿，及时了解书稿的运行状态和运行情况。
　由于改造的编务系统简便、快捷、实用，为编辑工作提供了方便，提高了编辑使用计算机处理编辑事务的积极性，也大大提高了管理效率。
　为了适应编务系统信息化的需要，我们还对以往不利于信息化工作的管理模式进行了改革，建立相应的管理机制，并努力做好服务工作。信息化管理系统只能对书稿运行流程进行监控和管理，但却不能代替纸介质书稿的实际运行。在管理工作实行了信息化后，书稿实际运行的每一个步骤和环节也要进行相应的调整，建立和完善相应的管理机制，与信息化管理工作接轨，适应信息化的管理需要，大大节省了人力、物力，形成了新的竞争优势。
　我们在工作实践中深刻体会到，只有信息化建设与管理变革相互依存，紧密结合，相辅相成，才能取得事半功倍的效果。信息化管理是提高出版社核心竞争力的积极手段，也是出版社持续发展的重要基础。

来源：《大学出版》　2005年第4期

本版责编：金洋

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