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一个大学采购的个案解读：全程监督慎之又慎

姜宝良（山东大学图书馆副馆长）

2006-11-17 16:50:32 来源：《中国图书商报》2006-11-14

　大学图书馆采购：到底是怎样具体运作的？
　我们山东大学图书馆在２００５年首先对中文图书、外文图书、外文期刊进行了邀请招标。在此之前我们曾经和学校的招标办也就是政府采购办公室，进行了多次交流和沟通，使他们了解并知道图书馆文献采购与其他招标的不同，比如说学校要采购一百台电脑，把电脑的容量、速度等一些数据告诉招标办，然后招标办就可以进行社会公开招标。但是图书不同于电脑，因为任何一个出版社都不可能出全所有需要采购的图书，任何一个中间商也很难购齐图书馆所需要的每本书。所以，我们招的这个标不是一个固定的标，而是一个资格标。再者，邀请招标在某些方面可行，而在某些方面是不行的。比方说：对于外文图书、外文期刊的招标采购，因为在全国拥有外文书刊进出口权的单位不是太多，所以进行邀请招标比较可行；对于中文图书的招标采购，因为中文图书的馆配商数量有数百家之多，而真正具有良好资质、供应能力、技术能力、服务质量、信誉度等的馆配商，为数并不是很多，所以我们在开始招标之前，就从报名的十几个投标单位中，按照资质、服务、技术、供货能力等方面，进行综合评价，通过我们办公会，从十几家里面最后选出八家。
　在学校招标办的指导下，图书馆采购招标评审小组由五个人组成，图书馆馆长任组长，成员包括学校财务处、审计处两位处长和两位校外专家。纪委监察处的一位处长全过程监督，校招标办的主任也参加了我们的招标过程，他负责解释和处理在招标过程中出现的一些歧义和问题。这几个方面较好地协调，促成了我们２００５年招标的成功，而且我们当初的一些标书、合同、评价标准以及全过程的议程，都作了一个范本供其他学校参考，也为全省其他高校图书馆文献集中采购提供了一个比较好的经验。
　近年来，我感觉大学出版社选题比较精准，学术性也比较强，内容和质量都非常高，印刷装帧也很优良，这就决定了大学出版社所出的图书，比较适合高校的教学科研单位和学生阅读。山东大学图书馆选定的核心出版社，前１０名里面有４家社是大学出版社。面对各家出版社出版的适合馆藏的图书，我建议除了大规模的集中采购之外，还一定要留足部分经费，用于自主采购特殊的文献。我们学校对于５万元以内的采购，可以采取备案的方式，通过其他更快捷的方式进行采购。
　此外，我特别介绍一下我们对于中文期刊的采购方式。大家知道，中文期刊是长期由邮局垄断经营的。为了慎重，我们选择了邀请招标。在邀请招标同时，也掺杂了一些单一来源采购谈判的方式，除了邮局外我们还请其他几家公司来参与，并且逐渐施压于其中的一方，取得了比较好的效果。中文期刊不同于中文图书，中文图书是后期付款，而中文期刊是先付款，所以对中文期刊供应商的选择一定要慎之又慎。因为它是先付款后服务，所以业内信誉度、到刊时间、到刊率都是非常重要的。所以，我们不是以折扣高低来确定最终的中标者，而是以服务质量来取舍。我们要求期刊供应商不经过学校的收发室的中转环节，而是对学校图书馆和院系资料室进行直投。
　对于国内数据库的采购，我们不是单个学校的采购，而是由山东省高校图工委组成了一个招标议标的小组。７位馆长代表山东省１００多所高等学校来对各供应商进行评价，最后制定一个价格，建议全省各高校图书馆在采购时执行这个价格。这个价格，相对于某一个高校应该说是非常优惠的，比如说一个供应商对山东大学可能是１００块钱，但对着山东省高校集团可能是八九十块钱。我经常开玩笑对别的学校的同行说，你们高校用批发价买了零售的东西，应该比单独购买价格要低很多。这项工作实施以来，山东省各高校图书馆馆长都非常积极地参与了这个比较好的区域性集团采购。

　特别提醒：注意图书采购的特殊性
　对于图书馆采购工作，从全国的整体状况而言，我感觉有成绩也有不足。政府采购讲的是在技术、服务、质量相当的前提下，以价格较低为中标标的。但是从实际情况来看，因为文献是一种非常特殊的商品，有别于其他采购的特点，比如：需求的多元化、采购的多途径化、采购时间的无限化、采购过程的专业化等。因此必须提醒尤其是馆外的评委，在评标时一定要给予多方面的考虑，决不能以最低的价格作为第一要素。我曾经见过一个这样的事例：某图书馆用１００万元的经费要买书，我翻看了一下，发现采购书目中起码一半以上是几年前出过的“老书”，很多书采购到的可能性很小。而投标的供应商却对这家图书馆说：“能够百分之百地达到要求。”最后的结果却不幸被我言中。我参加过多次招标会，看到许多馆外专家不是图书馆的，有的是出版社的，有的是财务处长等，他们对招标投标法吃得很透，但对图书馆的特殊性和图书馆的一些特殊招标方式理解得不是太深。我个人认为，节约资金、提高资金使用率、防止经济问题发生固然重要，但是为大学图书馆采购到高品质的文献，使这个文献能够为教学科研更好地服务才是高校图书馆最高的目标。

来源：《中国图书商报》2006-11-14

本版责编：江蕾

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