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盘点高校采购新方式：两类采购各有千秋

朱强（中国图书馆学会高校分会秘书长）

2006-11-17 16:58:26 来源：《中国图书商报》2006-11-14

　今年中国高等教育的在校人数已经超过了３０００万，是１９９８年的五倍多。现在在校生人数是世界第一，进入了国际公认的高等教育大众化发展的阶段。目前全日制普通高校已经有１７００多所。本科院校比以前数量减少，主要是因为高等教育管理体制改革，有相当一批高校进行了合并，合并以后本科院校减少，但是新增了很多专科和高职院校。另外我国还有成人高校和民办高校１０００多所。可以看到，学校增加必然图书馆也增加，所以相应的高等学校图书馆的数量也比过去大量增加。

　文献资源采购：各校做法不太一致
　最近几年由于教育部颁发了评估指标，对于大学和高职高专都有各自的评估指标，促进了高校对办学资源的投入。这样高校图书馆呈现一个馆舍和文献都高速扩张的态势。很多大学包括高职高专都在新建馆舍。我知道的目前已经建成的独立馆舍最大的是６万平方米。在资源的扩张方面，有的学校会突击地拨给图书馆一大笔经费，要求在很短的时间内买到若干万册书，这样就导致进书的量虽然增长，但是质量非常低劣。所以可能对于出版发行部门来说是进入了一个黄金时期，大量的库存积压都转移到高校图书馆去了。实际上这是一个非常不好的现象。针对文献资源建设存在一些短期效应和无序发展的问题，有关部门采取措施，来加强对高校图书馆文献资源建设的指导。目前大多数高校图书馆已经或将要实行文献集中采购。主要是两大措施：对于纸本文献来说就是通过招标来选择主要的供应商，而对于数字文献来说，就是采取单一来源的集团购买谈判。
　对于纸本文献的集中采购工作，我们现在了解到的是各校做法不太一致。有的是学校的采购中心来负责，有的是专门成立了招标委员会或招标工作小组，还有的是委托政府部门的采购中心。我们比较认可以学校为主来操作，但是还是以图书馆的工作人员为主。有的学校采购中心抛开图书馆去做采购，不管是订到率还是售后服务都会受到很大影响，现在已经回过头来重新改为以图书馆为主来操作。根据一些高校图书馆的要求，教育部高教图工委文献资源建设专业组已经组织一些专业人员，起草了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》，并且已在图工委的网站上发布。除了《文献集中采购工作指南》以外，还发布了相关的附件，包括一些招标书的样本、招标评审指标的样本，还有图书采购合同样本等等，用来帮助高校图书馆进行文献集中采购工作。
　文献集中采购可以有以下几种方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购。也就是说高校图书馆的文献集中采购并不是只有公开招标一种做法，可以有若干种做法。根据文献来源的不同、文献类型的不同、文献发行市场的不同、渠道的不同，可以分别采取不同的方式。根据高等学校文献采购的实际情况，还可以用采购备案制及授权图书馆自行决定采购方式。采购备案制适用于集团采购和一定经费额度以下的零星采购。因为图书馆实际上会经常接到高校教师学生订购的意见，说某一本书或某一个什么文献希望图书馆能够购买。而这种情况可能往往要得比较急，通过正常的集中采购渠道、方式不能及时满足用户的需求，所以图书馆会临时到市场去购买这样的书。有些学校就规定在一定额度以下图书馆可以自行决定，自行采购。如武汉大学就规定３万元以下就可以由图书馆自行采购；北京大学规定５万元以下就可以自行采购，５万元以上的需要去招标。
　目前对于文献集中采购还是有一些不同的看法和做法。比如，在招标的时候标的有的是金额，有的是购买书的数量，说我有３００万经费或１００万经费，谁给我买来的书多我就选谁；还有的说我要买这么多书，谁出的价低，我就选谁。实际上这都是不对的，标的应该是选择一个供应商。而对这个供应商的评价不是看他报价的高低，或者是他买到的书的多少，而应当是一个综合的评价。包括：到书率、订到率、到书的周期、相应的售后服务，比如退换及其他方面的一些服务。另外，对于成本和效率的问题，我们有些采访人员提出来说：搞招标后必然增大成本，影响到效率。我们认为这是在规范文献资源建设过程当中所必须要付出的一些成本。通过在招标的过程中向供应商提出相应的服务要求，那么，我们的部分业务是可以交给供应商去做的，这样还可以在图书馆工作方面提高一些效率，减少一些人力资源的投入。所以，总的来看，实行文献资源集中采购应当是利大于弊。

　数字资源采购：集团采购才能压低价格
　数字文献资源集中采购主要是采取集团购买的方式，有的叫做团购。国外图书馆更早实行了这种集团购买，中国高等教育文献保障系统（ＣＡＬＩＳ）在引进国外数据库的时候就参考了国外图书馆的做法。经过将近十年，现在已经在高校图书馆普遍实行。我们通过谈判后的集团购买价格，跟国际价格比较，可以看到节省的比例非常大，比我国香港和台湾地区也要低很多。所以有时香港和台湾的主管人员来的时候也表示很羡慕，问能不能加入大陆集团来参与集中购买。这种通过集团采购到的数据库，图书馆读者一般满意度都在６０％以上，高的达到９０％以上。中国的作者这几年在一些著名的国外学术期刊上发表论文的数量不断增长，虽然不能直接地反映引进数字文献资源的效益，但是可以认为引进数字资源还是对科研发挥了较好的作用。
　最近一个多月以来，ＣＡＬＩＳ管理中心对于引进资源的集团采购，提出一系列改进措施，主要包括制定并报批ＣＡＬＩＳ引进资源集团采购管理办法。这个管理办法规定：今后只要是以ＣＡＬＩＳ名义引进资源进行集团采购，都要照这个办法做。同时，ＣＡＬＩＳ管理中心近期重新聘任了引进资源工作组，新聘任了对于每一个数据库的谈判小组。过去在引进资源的时候，主要是由一些牵头馆或者负责馆的个别人直接跟外商去谈判。这次ＣＡＬＩＳ管理中心规定：必须要由至少分别来自三个不同单位的三个人组成谈判小组来谈判。还有，凡是以后要参与集团购买数据库的图书馆，都必须以学校的名义和ＣＡＬＩＳ管理中心来签署委托协议，即学校委托ＣＡＬＩＳ管理中心代为进行集团采购的谈判。而ＣＡＬＩＳ管理中心则会委托谈判小组直接进行谈判。另外，集团采购的最终方案要上报教育部高等教育司备案监督。另外，为满足各成员高校招投标管理的需要，集团采购方案通过谈判小组签字盖章后，可等同于招标结束后的中标通知书。因为有些学校财务规定，对这种超过一定额度的数据库的引进，必须要在通过招标或单一来源谈判以后签署协议或中标通知书才可以付款，而集团采购的谈判实际上没有这样的一个过程。所以ＣＡＬＩＳ管理中心规定：谈判小组通过谈判，就集团引进方案达成一致，经签字、管理中心盖章后发给学校，学校看到这个签字盖章就可以认可为拨款的依据。当然，前提为学校是委托管理中心来进行这样的集团采购的谈判。

来源：《中国图书商报》2006-11-14

本版责编：江蕾

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