出版社存货成本的控制 - 经营管理

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出版社存货成本的控制

张海燕（辽宁师范大学出版社）

2007-09-06 11:29:42 来源：《大学出版》2007年第2期（总第54期）

　存货是指企业在日常生产经营过程中持有的以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程中或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货既是资产负债表中流动资产的一个重要项目，也是损益表中主营业务收入和主营业务成本的来源，在企业生产循环中占有举足轻重的地位。出版社的存货是指产成品（书）、原材料（纸张）及包装纸、绳等，主要是指书。
　为充分发挥存货的特有功能，出版社需储备一定的存货，但也由此会发生各项支出：生产成本、储存成本等，这就是存货成本。存货的增加必然要占用很多的资金，会使出版社付出更大的机会成本，而且存货的存储与管理费用也会增加，影响出版社获利能力的提高。因此，如何在存货收益与存货成本之间进行利弊权衡，确定一个最佳的存货数量，在充分发挥存货功能的同时又降低存货成本、实现它们的最佳组合，成为出版社存货管理的目标。这就要求出版社必须对存货成本的控制采取有效可行的措施。

　一、生产成本的控制
　1、设立库存书的警戒线
　结合出版社自身的实际模式，对历史销售情况详细统计，客观分析，除去偶然因素的影响，确定每种库存的警戒线，尤其是对畅销书、常销书，这点很重要。库存数一旦低于此数，就要着手印刷事宜。因为从印刷开始到成书入库，通常需要一段时间，而此期间书的库存在不断减少。一定要杜绝发生客户已将款项汇入出版社帐户，却无书可发，不能给客户一个满意的交待的情况，因为这直接影响出版社的声誉。
　2、印制数量的确定
　增加印刷量，能减少印刷次数，但会增加储存成本；减少印刷量，储存成本会降低，但印刷次数会增加，印刷费用也就会相应增加；如何协调各项成本间的关系，既要降低库存又要不影响销货，且使其存货成本总和保持最低，是个关键问题。只要满足印刷成本的降低额大于因存货增加而导致的储存等各项费用的增加额，就是可行的。一般出版社是以销定产,根据历史销售记录、市场销售预测、长期稳定客户的销售订单等综合判断来决定印刷数量。同时也要充分了解市场替代产品销售预测、竞争对手的销售情况、行业平均销售预测、市场动态等，从而计算出更为客观可行的符合本出版社的数字。
　3、建立透明印刷机制
　出版社的印刷费构成主要生产成本，如果价格过高或质量低下,无论在销售过程中如何管理和控制,其出版社效益一样会受到影响。实行必要的招标印制,使隐蔽的信息公开化,在保证质量的前提下,使印制价格降到最低;以公正、公开的原则，采用定向印制的方式,即按质量、服务和价格几方面的竞争能力,来选择印刷公司,并与之建立长期、互惠互利的战略伙伴关系,实现印制渠道的稳定和低成本;在需要的时候提供需要的印制数量，可缩短工期、保质保量。
　4、运费的管理
　大多数出版社只注重内部物流的管理,而忽视了出版社外部物流资源的利用。出版社本身负责存货的计划、储存、领用、出库等全过程的管理占用了大量的人力、物力和财力。在发货淡季，人力、物力使用不充分；在发货高峰时期，加班加点，却还是显得人力、物力不足，且人员易于怠倦，也易出错，多配货、少配货、漏配货、配错货频频发生。并且，出版社采用铁路货物运输费用也偏高。
　鉴于此，出版社应充分利用社会物流资源，这样可以减少物流设施的投资费和物流人员的管理费。在最大程度上也降低了出版社的仓储费用和运输费用，节约了生产成本,提高了产品的竞争力。物流公司作为专门从事物流工作的行家里手,有丰富的专业知识和经验，人员、装备也配置齐全，可以用它们，有利于提高出版社的物流水平，有利于出版社的产品迅速占领市场，加快出版社产品的流转速度，也能实现物流的准时、准确、快速、高效、低耗。如有差错，出现问题，比如货物丢失、书被油污等等，还可根据所签合同向物流公司理赔。充分利用社会物流资源，使出版社专心致志地从事自己所熟悉的业务,将资源配置在核心事业上，更有利于出版社自身的发展。

　二、储存成本的控制
　1、存货验收控制
　主要是指存货的数量和质量，一定要做到准确、安全入库，因为这直接关系到库存书警戒线和印制数量的实施。具体做法是：设置专职仓库保管人员，落实其保管经济责任，明确其职权范围，每次仔细填制入库单，并签字，且送财务部门一份。
　2、建立严格发货制度
　发货是出版社的主旋律，书只有发出去，才能变现，才是真正的 “流动资产”。仓库保管人员要核查发货单。出版社发货单分为两种：一种针对长期与出版社保持良好关系的新华书店、民营书店的客户，发货单为字母“F”（fa）开始，依次是××年，顺序号，例如：F 06——101，表示2006年第101号发货清单；此类单可先正常发货，而后再结款；另一种针对偶尔与出版社联系的现金客户，即须款到发书，避免坏账发生的客户。此类发货单以字母“Y”（与￥象形）开始，依次是××年、顺序号，例如：Y 06——99；此类单必须有财务的“现金收讫”的盖章方可发货。无论何种发货单，均要有营销业务经手人签字和部门负责人批准签字，储运人员仔细验单、核发数量，并在实物出库凭证上签字。存货发出后，仓库保管人员及时登记存货记录卡片，计算结余数，并与库存书警戒线对照。以便及时、准确地掌握存货的数量。
　3、退货的控制
　出版社发生销货退回是很正常的，再大的企业，最好的产品，也得接受市场终端的检验，也难免退货，这是不能避免的客观问题。但要有一个度，即要有一个占销售发出存货的比例。因为退书清单上金额就是客户的现金的另一种体现形式，它可以直接冲减出版社发书金额。并且其直接影响着出版社的信誉、影响主营业务销售收入和应收帐款的确认，直接抵减了出版社的经济效益。因此，出版社要有退货的控制制度。收到退回的书时，要仔细检验书的质量是否合格，数量是否与对方的退货单相符，能继续销售的可填制销售退回入库单。由于对方的不负责任，很多退货到出版社已破烂不堪，本来其他地区还需要此货，却无法发出；或退货时间过晚，2004年的考试指南用书2006年才退回。出版社都是零库存了，而它那儿还在给保管。如果客户退书损坏严重或不及时，业务员要告知客户，并采取一定的措施。若数量少，则提示对方，下不为例；若数量多，或双方按一定比例承担或按出版社一方能销售入账的金额计算等。否则出版社损失更大。其实出版社还是非常希望客户如卖不出去，就要及时退货并书本完好，然后出版社调给好卖的地区，这样客户即不浪费他的仓储空间，出版社的图书又能及时流通而不积压，双方都有好处，何乐而不为呢。
　4、存货的盘点制度
　将定期盘点与不定期盘点相结合。清查盘点时，最好由3人以上组成盘点小组，且应有财务人员参加，防止错盘、重盘、漏盘，既要查清数量，又要检查质量，根据盘点结果如实填写“存货盘点报告单”。对积压、残损的存货单独写清查报告和处理意见，并同仓库保管员共同调整存货账务,确保账实相符，以保证会计存货核算资料的真实可靠。
　总之，深化成本管理改革正日益成为一个突出的问题。出版社建立健全合理有效的存货控制机制，加强成本管理，实施低成本战略，才能实现稳步发展，才能在竞争中立于上游。

来源：《大学出版》2007年第2期（总第54期）

本版责编：江蕾

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