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关于出版企业加强图书库存管理策略的思考

张其友（北京师范大学出版社）

2007-10-30 09:45:29 来源：《大学出版》2007年第3期（总第55期）

　随着我国社会主义市场经济体制的日益完善与文化体制改革的逐步深入，我国出版业得以空前发展，在市场的激烈竞争中，出版企业的生产规模不断扩张，出版物品种连年上升，出版物产品呈现系列化、多样化发展趋势，2006年全国出版的各类出版物总品种达到24.5万种，居于世界各国的首位。出版物品种的持续增长也造成了出版业图书库存量的急剧增长，加上市场需求信息的不畅通，库存管理技术手段的落后，出版物重复选题与跟风出版，出版企业无计划的印制等因素，导致我国出版业的图书库存滞胀现象严重。在2007年文化蓝皮书《2007年：中国文化产业报告》中指出， 2005年中国图书出版业库存和销售量之比高到98%，高库存已经成为制约中国图书业发展的重大问题。加强出版企业图书库存的科学管理，在保证市场销售需求的前提下，控制图书库存总量，追求图书库存总成本的最小化，是目前我国出版企业加强经营管理，提高经营效益，增强市场竞争优势的重要任务之一。

　一、图书库存管理效率的评价指标
　所谓图书库存管理，实际就是对图书存货的管理，是对图书产成品存入和发出进行的管理，管理的基本目标是，既要满足市场销售的需要，又要取得图书库存总成本的最小化。出版企业图书库存量的增加或减少，可以直接反映库存图书对企业资源占用的程度。图书库存量过多必然会要占用过多的资源，既影响资金的流动性，又造成存货成本的大幅度增长，同时也存在着图书长期积压而丧失使用价值的风险。而图书库存量过小，则容易造成由于供货不足而使图书供应链条断裂的后果，将直接影响图书的市场销售。因此，出版企业应科学地控制图书库存量，不断提高图书库存的管理效率，最终实现既能够满足市场销售的需要，又可以使其总成本最小化的库存管理目标。
在考察出版企业图书库存管理效率时，其中一个重要的评价指标就是存货周转率，又称存货周转次数。所谓图书存货周转率，是指出版企业在一定时期的图书销售成本与图书平均存货资金占用额的比率，即，
　图书存货周转率=图书销售成本/图书平均存货资金额
　其中，
　图书平均存货资金额＝期初存货资金金额＋期末存货资金余额/2。
　一般情况下，图书存货周转率越高，说明存货的占用水平越低，流动性越强，表明出版企业的销售能力越强，图书存货通过市场交易转换为现金或应收账款的速度越快，资产实现增值的效率越高。但是，存货周转率也并非越高越好，如果存货周转率过高，可能说明出版企业管理方面存在着一些问题，比如存货水平过低，甚至经常缺货，或者是图书印制次数过于频繁，印制批量太小等。这样，一方面虽然缓解了出版企业的库存压力，降低了存货成本，但另一方面可能会由于备货不足而影响了市场的及时供货，导致机遇的丧失，市场份额的下降；或者是由于图书频繁的小批量造货而加大了印制成本，结果是得不偿失。
　目前出版界也在流行着“零存货”的理论。所谓零存货，就是当图书需要时，出版企业再根据客户的征订数字开始印制，其目的就是要减少图书库存，降低库存成本，库存管理追求的最终目标是零。这个理论的实施将是对出版业传统的生产方式的巨大冲击和挑战。但是，零库存理论并不完全适用于所有出版企业的出版物库存管理，尤其是图书的库存管理，目前我国出版业在图书库存管理实践中运用这一理论取得成功的案例还十分鲜见。客观上讲，在当前出版物市场需求呈现多元化、多样化的形势下，零库存理论对于目前多品种图书并存的出版企业库存管理有着难以克服的致命弱点。该理论要求在图书出版业务流程中，从纸张材料的采购到产成品销售的每个环节都必须实现无缝隙衔接，否则，可能由于某个环节的衔接不紧密而导致出版企业的极大危机。比如，由于多种规格的纸张材料的供应不及时将导致图书无法正常印制；在图书供货高峰期，生产厂家由于承担其他企业印制任务而难以保证本版图书的按时印制等，最后都将造成出版企业图书库存严重缺货，影响市场销售的实时供应。因此，零存货理论对于材料供应稳定、图书品种单一的出版企业可能较为适用，即便如此，其中也潜藏着一定的风险。
　如果图书存货周转率过低，一般情况下，说明出版企业由于图书销售状况不好，或者是图书印制计划性不强，预印数过大，或者库存管理不力，配发货不及时等原因，造成存货积压。但是，也有可能是由于出版企业进行图书选题结构调整，图书品种向系列化、多元化趋势发展，导致图书库存品种过多而加大了库存量。因此，在对图书存货周转率进行分析时，要深入调查出版企业图书库存的实际构成，结合实际情况做出判断。
　目前，我国出版业图书库存所面临的最大问题是存货周转率过低，存货占销售收入的比重过大，积压严重，造成大量资金被长期占用，库存成本居高不下，潜在的经营风险日趋增大，已经严重影响到出版企业的经营与发展。因此，出版企业应根据图书库存周转率过低的现状，坚持改革创新，在借鉴业内业外先进的管理经验基础上，采取有效管理措施，加强图书库存管理，提高图书存货的周转率，加快资金的形态转化速度，以赢得更大的经济效益。

　二、加强出版企业图书库存管理的几项措施
　1.转变观念，整体行动，全员参与图书库存管理工作
　随着出版业改革的深入与图书市场竞争的加剧，在图书销售方式、供货方式上都发生了根本性变化，从而导致图书存货管理的内涵、管理方式等相应发生了变化，图书库存管理再也不是以往的出版企业储运或物流一个部门的事情了，它需要出版企业的物流、编辑、出版、发行等部门共同关心，互相配合，联合行动。编辑必须树立市场意识，与发行人员共同进行深入的市场调研，了解市场对相关类图书需求的发展趋势，并针对市场的需求进行选题策划，不效仿他人跟风出版同质图书，杜绝无市场需求或无效益图书的出版，以避免图书出版后滞销压库，减少无效成本发生；市场营销与发行部门要根据各地的发行网点和销售渠道及市场咨询机构等所提供的真实市场信息，随时掌握本版图书在一定时期市场需求的最新情况，为编辑和出版部门提供相关的预测数据，作为决策图书印数的依据，以保证图书印数的科学性、准确性。同时要通过加强信用管理，提升服务质量来提高本版图书市场交易的成功率，有效降低图书的退货率；出版部门要以市场营销部门提供的需求数据为依据，同时考虑图书经济印制批量的因素，按需确定图书的印数，再根据图书品种不同的时效性和出版企业的库存能力情况，合理安排各种图书的印制时间，最大限度地缩短图书入库的储存期，为减少库存和加速图书存货的周转创造良好的条件；物流（储运）部门要运用现代化管理技术和手段（如运用ERP管理系统，采用ABC管理方法等），加强库存图书的分类管理，根据图书品种的畅销、长销、周期性、时效性等不同特点，充分利用现有库存与物流的条件，对图书的入库、出库进行精心组织，周密安排，科学调度，不断提高图书的储存、配货和发货能力，在保证市场供应的基础上，努力提高工作效率，加速图书存货的周转，降低图书存货成本。
　2.建立信息化的管理平台，提高图书库存的现代化管理水平
　在传统的图书库存管理模式下，由于管理手段落后，造成图书库存信息与编辑、出版、发行等部门严重脱节，编辑不能及时了解已出版图书的印制与发货情况，销售部门不能及时掌握新书出版与印制情况，不清楚现有图书的储备情况，出版部门不掌握各类图书具体的存货数字，物流（储运）部门不了解图书出版计划，不掌握发行部门与客户之间签订的合同条款的相关内容，导致各部门各行其是，图书无计划出版，盲目印制，盲目发货，某些图书在尚有大批量存货的情况下继续加印的现象时有发生，由此不仅严重影响了图书销售，而且也造成了出版企业资源的极大浪费，导致了图书库存的急剧膨胀。
　随着信息技术的日益发达，借助信息化的先进成果来管理存货，已经成为当前出版企业进行图书库存现代化管理的当务之急。而引入ERP（企业资源计划）管理系统则是建立信息化管理平台，实现图书库存现代化管理的必由之路。在整个图书库存管理的过程中，信息系统是所有工作的枢纽，起着灵魂的组织和安排作用。ERP系统包含了相应的“存货管理”模块，管理人员可以通过计算机的精确、快速响应，来实现对图书库存的有效管理。他们根据系统数据，进行图书库存分析，计算图书经济生产批量、图书的最小库存量、图书最大库存量等库存管理指标，及时反馈给编辑和出版部门，据此安排图书出版、再版、重印及造货计划。同时，在企业整个业务流程及物流（储运）部门内部流程中，信息系统犹如高速公路，使所有相关信息在不同部门之间得以实时传递，相互贯通。如，将发行人员收到的图书征订发货单及时传递给物流（储运）部门，保证了图书配货发货工作的及时组织和安排；将出版部门的印制图书送货单准确地发送给物流（储运）部门，使之提前做好库位与人力安排，以保证新书的安全入库。信息系统记载着每种库存图书的具体库位，在配货时，系统将会自动给出每一种库存图书的库区货位，让配货人员面对成千上万种库存图书能够从容应对，了如指掌，因而可极大提高物流的工作效率，将发货图书尽快输送市场。物流（储运）部门及时将图书入库与发货信息反馈到企业的ERP系统，编辑、出版、发行等有关部门及客户可以随时查询、掌握每种库存图书的入库、发货、库存余额等具体情况。引入信息化管理系统，强化了出版企业图书出版业务流程中各个环节的衔接，为出版企业实现以图书的最小库存量满足最大销售周转需求的效果创造了条件。近年来，高等教育出版社等许多出版企业都纷纷引入了ERP管理系统，其图书库存管理水平也相应得到了提升，既降低了图书存货成本，提高了效率，又在服务质量上赢得了市场竞争的优势，形成了出版企业新的竞争力。
　然而，虽然ERP能给出版企业带来明显的好处，但引入ERP系统要耗费企业大量的资源和精力，并且还要不断地对固有的管理模式进行更新，对员工的适应性要求较高。这对出版企业领导层的战略决策、企业的经济实力、企业的内部管理能力、企业员工的素质等都将是一个新的挑战。
　3.借助外力，提高图书存货周转速度
　对于任何一个出版企业来说，其图书的储存能力与发货能力都是有限的。随着规模的不断扩张，图书品种的增加和市场需求量的快速增长，出版企业将对图书物流能力有更大的需求，而许多出版企业有限的图书储存与发货能力将难以满足其规模发展的需要。如何提高出版企业图书存货与发货的能力，以较小的成本满足市场销售的需要，以适应出版企业规模的发展，这是快速发展中的出版企业必须要面对并需要正确解决的重要问题。随着我国物流产业的快速发展，为出版企业破解上述难题提供了有利条件。市场上专业物流公司的现代化技术程度高，基础设施完备，专业化服务质量高，物流网络渠道健全，其较高的规模化运营能力以及交易成本低等优势明显要高于出版企业自身的物流（储运）部门。因此，当出版企业的规模发展对物流服务的需求超出企业自身物流部门的承受能力时，借助于外力，解决企业的物流服务问题不失为是一种理性的选择。因为出版企业如果过度地扩大自身物流部门规模的投入，将会耗用更多的人力、物力和资金等重要资源，由此可能会对企业集中优势资源打造市场竞争力战略的实施产生不利影响，这对某些经济实力还不够强大的出版企业来讲，其反应可能会更为明显。而在充分发挥企业自身物流条件的基础上，适当与外部物流公司进行业务合作，不仅可以帮助解决发货高峰期出版企业图书仓储库位紧张、发货力量不足、运输任务繁重等困难，缓解企业图书库存与发货的部分压力，保证市场销售的及时供货等问题，而且根据双方协议，物流公司还可以为企业承担部分发货风险损失。另外，若单独考核图书发货高峰期的物流成本，出版企业将部分物流业务委托给外部物流公司来完成，虽然需支付一定的费用，但与依靠企业自身的物流力量来完成这些业务所付出的成本相比，可能要小得多。
　在借助外力分解图书库存管理压力方面，许多出版企业也在积极探索着另外一种做法，即，根据全国本版图书市场需求的分布情况，在图书需求较为集中的省市地域选定图书分印网点，出版企业借助地方印制能力，将图书委托地方印制单位进行分印，由出版企业对图书印制的规格、材料、质量、时间等各项指标提出具体要求，承印方提出工价要求，经双方协商一致后，签订图书印制协议。图书印制在出版企业印制部门监督下进行。图书印制后，出版企业可就地组织力量向当地及周边地区配货发货。此种做法不仅可以较好地减轻出版企业的图书库存压力与物流发货压力，而且还可以极大地提高图书物流发货的时效性。同时，由于缩短了图书发货距离，减少了货运成本，加上严格控制分印成本，最终可有效地降低图书出版总成本水平。当然，为了防范图书分印中存在的信用风险，出版企业采取有效措施，加强对图书分印工作全程的监督控制是非常必要的，这是出版企业加强图书分印管理，保证取得预期效果不可或缺的重要内容。

来源：《大学出版》2007年第3期（总第55期）

本版责编：江蕾

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