戴俊怡：出版业ERP与网络管理 - 2007年全国出版社网站建设工作交流会专栏

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戴俊怡：出版业ERP与网络管理

2007-12-11 09:08:55 来源：中国出版网2007年12月09日

　大家好！
　首先引用一个小例子，消费者小强近期要参加某项专业考试，考试用书是眼下最畅销的书，跑遍各家书店都没有买到。在网上发现了这本书，而且显示有货，对小强来说是喜出望外。还另外购买了几本自己喜欢的书，付款后终于盼来了快递公司送来的包裹，打开包裹后里边却没有他想要的书，那本书的费用也夹在包裹里退回了。
　这样的现象不仅仅是小强的现象，很多人都遇到过。
　引用一位信息专家所说的话“对于一个综合性的企业网站来说，信息流是基础、物资流是保障、资金流则是实现手段。”这句话体现了网站的三大要素，信息流、资金流、物资流，并且阐述了三种流在网站中的定位，而我认为信息流是最关键的，为什么这么说？因为信息流的质量和速度可以反映企业的生产、管理以及决策等各方面的状况。不管是物流还是资金流，甚至更多的“流”，在企业的经营活动中最终都是以信息流的高级形式来体现的。它就像所有信息系统传递的电信号一样，几乎控制了企业这些生物体的所有活动，尤其是在信息技术突飞猛进的时代。因此，信息流的准确性与及时性是企业发展的脉络。
　信息流大致分为内部与外部两种信息流，对内部信息流的处理大家都不陌生，就是我们所说的ERP系统，出版业可以大致分为编务系统、出版系统、发行系统、财务系统，基本上是基于内部网进行交流的。而出版社的网站是出版社的外部网，是对外的，对外可以说是读者、作者、客户甚至还有供应商，与出版社紧密相关的各种资源。
　多数企业出版社现在面临着一个困境，即内部信息与外部信息的脱节，引用一下信息技术发展早期的名词是“信息孤岛”，之前所说的信息孤岛是出版社内部编、印、发、财之间的信息不协调，发展到现在是内部与外部信息沟通的不及时，否则可怜的小强也不会有这样的遭遇。
　所以说，企业的信息流应该是一个内外融合的闭环信息流，应该利用先进技术手段使我们的所有的流程进行整合，我想信息技术不难实现，尤其是在现在。但如何实现，如何才能将它的作用发挥到最大化，其中内部信息起到了一个关键的作用，因为外部信息是基于内部信息一个有效的整合再向外发布的，不是简单的同步反映，认为内部信息有什么，外部信息就有什么的观点是错误的。
　结论：在闭环中，内部信息就扮演着循环中心的重要角色。
　接着，从两方面论述两个观点，从出版社网站的功能出发，分析ERP起到的作用；再一个是ERP对网站的相关信息是如何处理和加工的。
　从概念的角度来讲，出版社的网站应该具备怎样的功能。我给出版社网站有一个定义，它是一个综合性的营销工具，为什么这么说？出版社网站仅仅是为了赚钱吗？不是这样的。可以回想营销概念经历的几个阶段，营销最初级的阶段就是单纯的销售，把东西卖出去就可以了。高级阶段是对产品的宣传甚至是对客户需求的反应。营销的高级形式是将经济效益和社会效益的结合，是双赢的目的，所以将出版社定义成综合营销的工具。其主要功能体现在产品信息发布、网上销售、客户管理、资源合作、网上调查、品牌形象等等。
　网站非常重要的功能是产品展示，客户访问你的网站，对图书有更深入的了解。网站的价值也是如此，它是灵活的、及时的，向用户展示产品，图片以及多媒体资料、电子书。出版社如何第一时间在网络上宣传新的产品信息，占据商业契机，这就取决于ERP系统与网站的互动。作为出版社的网站，不是说图书内部信息有什么，网上就有什么。什么信息需要在什么合适的时间发布在网站上，哪些信息发布在网站上，才能使网站的效果、作用实现最大化，取决于把内部ERP系统等各种信息做一个有效资源的整合、加工处理之后，分门别类进行管理，然后发布在网站上，同时网站的销售、在线调查，书评都会反馈到ERP系统，ERP系统对这些信息再进行加工处理，实现这样一个良性循环。
　网上销售，刚才说到网站是一个综合性的营销工具。建立网站的目的之一就是为了增加销售，它的一大功能就体现在为出版社增加一个新的销售渠道。ERP系统不光是实时提供图书信息、库存信息、发货信息，不管是技术上还是管理上都相对的简单一些。ERP系统在这一环节当中起到的重要作用是什么，怎样利用信息进行反馈，和读者以及和出版社相关的各个环节的关系，做一个有效的管理，是对信息做一个处理和管理。
　网站客户关系管理，这是在线服务、帮助信息以及常见的问题，我想这些就不用多说了。除此之外，通过ERP与网站的信息流动，还可以对客户的等级进行划分，详尽地整合客户资源。
　资源合作，资源合作对于出版社来讲资源不仅仅是下游资源，客户、读者，还有上游资源：作者和供应商。现在说出版社网站建设把一个很大的精力都投放在网络销售，也就是说下游，客户资源做一个什么样的管理。我们自己供应商的上游资源尤其重要，ERP系统就可以为供应商、为这种资源提供一个很好的管理，具体怎么管理，下边会跟大家进行细致的分析。
　小结：网站建设归根到底是一个非常系统的工程，一个小方面的问题就有可能影响到最终的效果。而我们的内部ERP系统对信息流的处理和加工又发挥着尤其重要的作用。
　第三讲讲重要的作用究竟体现在哪里，又是如何进行加工的。出版业的系统可以分为编务系统、出版系统、发行系统、财务系统。编务系统可以分为选题管理、发稿管理、成书管理、合同管理、结算管理、作者管理、资料室管理。刚才说的出版社网站最重要的功能是信息出版的发布，图书的信息可以归结为选题、发稿、成书三个重点管理。由ERP进行处理，哪些信息需要发布在网站上，什么时候发布在网站上，我们的ERP系统在图书、选题的时候就将图书分为不同的类别进行管理。这样的话，出版社可以将图书进行不同的分类，并制定不同的营销策略。这样在网站上什么时候更新哪些信息，可以对数据提供很好的管理依据。
　资料室管理，可以反馈读者的意见，通过网上的书评、调查，做一些信息的整理。还有资料上传和下载，进行数据的传输、加工、整理，最终形成一个对同类书市场状况的分析。也就是说，读者在阅读过程中更倾向于阅读什么样的书，还有一个发行系统，可以对网上书店的销售情况以及客户反馈情况，提供一个销售决策的分析。系统又提供了对销售部门参与选题策划的功能。这就使我们在制定一个选题之前可以将读者意见和同类书的销售市场状况做一个很好的整合，促进出版社图书品种的优化。
　出版系统，出版系统还可以再细分，又分为印务系统、材料系统、计价系统。出版系统对内部来说不仅仅是将我们的发排、校样、装订、材料、计价进行一个很好的管理，管理规范之后，可以生成不同的质量报表、厂工作量表、成书报表、统计报表等等，针对供应商来说可以给若干指标，进行不同角度的分析。为什么说这部分非常的重要？大家想想，出版社在经济效益上追求的是利润最大化，利润是收入形成的，简单来说就是收入减成本。可是供应商作为出版社的上游资源也非常的重要，为什么这么说？举个简单的例子，用户中通过出版系统对成本部分的控制，有人做过详细的统计，每年为出版社节省的成本占了成本很大的比例，有的甚至达到几千万一年，这是对出版社非常重要的因素。也就是说我们的收入增加了，如果在成本上不加以控制，我们的利润还是上不去，甚至还会下滑。
　我们的ERP系统将这些不同指标的数据统计出来，使我们出版社也把供应商像客户一样进行分级，VIP重要客户、一般客户划分等级之后，我们的网站还提供非常重要的模块。在这里说说海尔集团的零库存，这一供应链大家都有接触过，在网上提供客户需求之后，向海尔集团下订单，VIP级的供应商可以在网上首先看到这些需求，就可以准备用料了，他可以第一个得到反映。出版社可能都有这样的困惑，一般很畅销的书，大家跟风一样的出，但是到头来不是所有的人都盈利，有的是决策上的滞后性，还有一个关键因素是生产周期的滞后。一下子下了多少订单，可是印厂反应没有这么及时，生产周期的影响直接影响到我们的销售。因此可以通过网站，因为网站有问卷调查，可以对新书用量有一个很好的互动，运营商可以通过网站第一时间看到这本书的需求状况、销售状况。他可以提前对用料、加工工艺做好准备，这就大大缩短了我们的生产周期，也节约了我们的成本。
　发行系统，一说发行系统还是刚才反复提到的网上书店，网上书店的客户订单，ERP系统提供库存信息、物流信息，这些同步的更新，都是大家做的比较成熟的，而且是一个非常基础的，本就应该有的功能。我想说的是ERP的作用是如何利用这些信息来促进我们进一步的销售。因为ERP系统有一个搜集、整理、网上销售、数据的功能。他可以对不同的客户完成客户等级的评定，包括信用额度，通过我们的客户管理系统来对客户进行不同的销售策略。
　大的流程可以简单说发货开单，发货审核，物流管理，结算管理。这几个流程可以实时响应在网站上。功能是对客户信用等级的评定，评定的目的在于对我们的客户制定不同的管理策略。
　第四、ERP如何对这些不同的管理策略提供什么样的审核和管理控制？发行系统的中枢神经分为库存控制、库位控制、审核控制、发货以及结算退货的选项。不同的客户有不同的处理方式，允许通过还是审核通过，还是不允许通过，发货折扣小于图书最低折扣的处理方式，也是根据不同的客户信用等级所制定的。对于各种信用等级达到一定程度的时候，系统可以自动决定是否给他发货。在这儿可以给大家提供一些销售审核和非销售审核，网上主要利用非销售审核的控制。比如说客户长期拖欠我的欠款，而且还是一个VIP级的，在某一段原因内可以进行销售退出。这一类客户，通过我的销售审核之后才能进行销售，如果不控制的话，会造成业务员年底换票的行为，交接的不及时造成很大的资源流失。除此之外包括业务审核、结算、退货审核。
　谢谢大家！

来源：中国出版网2007年12月09日

本版责编：江蕾

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