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试论以VMI模式管理图书库存

金鑫（中国海洋大学文学与新闻传播学院）

2009-05-06 16:18:57 来源：《大学出版》2009年第2期（总第64期）

　新闻出版总署2008年8月1日公布的最新统计数据表明，在销量减少的同时，2007年库存图书定价总金额再增7.8%，达到了565.9亿元，超过图书纯销售金额50多亿元。但与这个惊人数字相对应的是，几乎年年暑假过后，一些地区的少儿类图书市场都会出现由于出版社供货不足而导致的“书荒”。暑假后的少儿类图书市场的确是有季节波动性，偶尔一次图书短缺也是可以理解，但如果年年如此就不得不引起我们的反思了。为什么库存增加和“书荒”会同时出现？我们只有从书业供应链的运转上寻找这一问题的答案。

　一、VMI的内涵及特征
　在传统出版供应链中，供应链上各成员的库存都是各自为政，出版社、批发商、零售商都按照各自的库存控制目标和销售预测管理库存，彼此独占库存信息，相互间缺乏必要的信息沟通，只能雾里看花，从自身角度出发进行预测，靠单方面增加库存应付需求的不确定性。于是，出版社往往比批发商或零售商维持着更高的库存水平，而这个库存量的度是很难把握的，一旦预测失误，就会出现库存增加或“书荒”现象，最终使整个出版供应链蒙受损失。
　VMI（Vender Managed Inventory），也就是供应商管理库存，是20世纪80年代兴起的一种新型供应链库存管理方法，是指供应商负责对销售商的库存进行监控与协调，根据其销售情况实时做出补货决策。其主要特征如下：（1）管理责任和决策主体转移。客户的库存由供应商负责管理，费用也由供应商承担。（2）销售活动延迟。由于客户库存由供应商管理，库存所有权仍属于供应商，只有当存货被消费者购买时商品销售才真正实现。（3）信息共享。供应商能够及时获取客户的销售及库存信息，并负责对客户的产品销售进行预测分析。

　二、VMI模式与传统模式的比较优势
　传统的出版供应链模式是：当分销商的库存水平低于安全库存量时，它就会向上级分销商或出版社发出订单，什么时候补货，补多少货都由分销商决定，一旦出版物发到分销商手中，就完成了出版物所有权的转移，需要按照双方约定的付款方式支付书款。而VMI模式是出版社首先从分销商处接收相关信息数据，这些数据包括分销商销售和库存的真实信息（如POS、销售量和库存量的信息等)。然后出版社通过处理和分析这些信息得知分销商仓库里每一种图书的库存情况和市场需求，并根据分析结果为分销商制订和维护库存计划。什么时候补货以及补多少货变成由出版社决定，出版物发到经销商手中，出版社仍保持对库存出版物的所有权，直到出版物被卖出，才由分销商按照约定抽取一定利润后，向出版社支付货款。
　整体而言，VMI和传统模式的关键区别在于，出版社由原来努力将出版物推销给分销商转变为努力地帮助分销商销售，出版社和分销商共同关注如何维持合理的库存量，将双方库存费用降到最低，更有效地将更多的出版物卖给读者。这两种截然不同的管理模式，凸显了VMI模式明显的优越性：

　1.消除了出版供应链中的“长鞭效应”
　长鞭效应是指消费需求波动沿着供应链向上游企业逐级放大的系统特性，供应链末端需求量发生微小的变化，便会引起一系列上游经营者的供给发生剧烈波动。这也是“书荒”现象产生的主要原因。现在的图书市场竞争异常激烈，读者需求也变化多端，一旦发现库存亮起红灯，再向出版社订货为时已晚。因为这些需求信息是逐级向上反映的，等出版社拿到订单，安排发货或者紧急加印，再发到分销商手里时，已是若干天以后的事情了，这时不仅错过了销售黄金期，出版社还可能遭遇由退货而导致的新一轮库存增加。VMI模式的信息共享，使出版供应链成员之间的库存管理实现同步化运作，压缩了信息传递的时间，缩短了订货提前期。此外，出版社直接管理用户库存可以减少预测的不确定性带来的负面影响，能更好的协调出版物的生产和配送，有效缓解“长鞭效应”。

　2.实现出版社和分销商的利益“双赢”
　VMI本质上是将供应链的多级库存控制变为单级库存控制，双方在互信的基础上密切合作，可以在降低库存成本的基础上，开创整条出版供应链上的“双赢”局面。VMI的实施效益可以从两方面来看：
　（1）出版社的收益。①VMI的实现要求出版社和分销商之间高度信任、通力合作，出版社为分销商管理库存，使分销商没有后顾之忧专心开展营销业务，而出版社通过获取的一手销售和库存信息，提前安排生产和供应，做好销售服务工作，二者各取所需，有利于建立长期稳定的合作关系。②增加了出版社对市场需求信息的透明度。出版社能第一时间获取出版物的销售信息，省去了信息的层层反馈环节，保证了信息的及时、准确性。③可以消除分销商的某些不良动机和行为，减少了其与出版社的博弈机会。④当出版社与多家分销商采取VMI模式合作时，能提高市场预测的准确性。
　（2）分销商的收益。①不需要设立专门的库存管理部门，减少了企业的经营成本；②与分销商自己管理库存模式相比较，出版社更了解自己的产品，对自己的产品管理更有经验，更专业化。他们非常清楚不同品种、不同类别出版物的销售变化曲线，能及时作出正确的储存和补货决策。出版社也可以通过提供包括库存软件、专业知识、后勤设备和人员培训等一系列的服务，提高分销商的服务水平，分销商的库存管理成本也会随之降低。

　三、如何成功实施VMI
　VMI从理论上讲很具有可行性，但是由于种种因素，它在实际应用的时候也是有风险的。用好了，VMI能帮助出版社消灭库存冰山；用不好，则会让出版供应链雪上加霜。

　1.进行必要的成本分析
　VMI模式有着传统库存模式不可比拟的优越性，但这并不意味着它就具有普遍适用性，在出版供应链中首先进行成本分析，然后再决定是否采用VMI模式，以及采用VMI模式的程度，是非常必要的。这类成本分析主要包括以下内容：
　（1）时间成本。这里所说的时间主要是指出版社从获知分销商存货数量的变化，到制定补货决策，最后补货成功所需花费的时间。如果这个周转天数过长，以至于无法和出版物的市场生命周期相协调，甚至由此耽误销售，那么显然就不适合采用VMI模式。
　（2）资金成本。资金成本也可以叫做机会成本，就是资金投资于存货而损失的其他收入。这类资金成本的考虑主要是看出版社是否真的存在存货问题，也就是出版社是否真的是因为存货模式问题而影响了销售。如果不是，那么出版社完全可以把资金投入到宣传促销、物流储运等其他方面，不至于因为盲目投入影响资金的利用率。
　（3）过期成本。每年出版社都会有大批的过期出版物被回收化为纸浆或贱卖，这类过期出版物大都是还没进入市场或者刚销售很短时间就因为技术进步、读者喜好的变化等原因而被市场所淘汰，这在期刊杂志、电子音像出版物市场表现尤为突出。存货量越大，存货时间越长，过期成本就越大。
　（4）短缺成本。库存出版物还可能会因为偷盗、受潮、失火等管理不善的原因造成损失。一般来说，库存的储量越多，存放的时间越长，短缺成本就可能越大。
　（5）价格成本。出版物都是受其市场生命周期的限制的，库存出版物的价格并不会随着时间的推移而上涨，反而会随着市场销售衰退期的到来，降价销售甚至亏本销售，一旦出版物被市场所淘汰而退出市场后，这部分存货的价值也就基本丧失了。
　（6）保险成本。在库存出版物的运输、保管过程中，我们可能还需要考虑的是为这些出版物投入的各项保险费用，库存时间越长，储量越大，这类费用就越高。
　（7）仓储成本。出版物并不是运到仓库就一劳永逸了，在保管过程中产生的种种费用也是不可忽视的，包括仓库的租金，收货、进出仓库的运输费用，甚至由于不同存货需要不同的保管条件，如温度控制、湿度控制而耗费的成本等等。
　（8）人力成本。我们现在的出版物库存管理还不能做到完全的自动化、智能化，在订货、配货、记录、搬运、收货、存储等各个环节，都需要人力管理，由此而产生相应的的人力成本。
　（9）系统运行成本。这主要是指为控制存货而产生的行政管理费用。
　（10）固定资产投资成本。出版物库存还需要有一定的物流设备条件，比如自动化的仓库、堆垛机、分拣系统、输送系统、条形码识别系统、计算机软件系统、中央控制系统等等。一些条件较好的分销商可能具备一些物流设备，但如果分销商不具备基本的条件，则可能还需要出版社提供相应的设备援助。
　出版社在管理库存的时候，应该仔细考虑上述成本，详细评估、慎重权衡，对比实施VMI前后的存货成本，提出可行性分析报告。

　2.组建多功能小组
　为了更好地实施VMI，出版社和分销商需要共同抽调人员组建多功能小组。既然是多功能，那这个小组不仅要分析存货成本，还需要进行确定加入VMI的分销商资格的把关工作。这两项工作并不是哪一方可以独立完成的，需要双方通力合作。出版社可以通过抽调编辑、策划、发行人员，甚至是技术人员参与小组活动，从而提高内部人员的协调能力。而通过共同工作，出版社和分销商也可以建立共同的营销体制，从而减少资源浪费。

　3.拟定合作协议
　在出版社和分销商的合作过程中，无论是存货成本的分析，还是加入VMI的分销商资格的确定，都需要有个明确的标准约束，这就需要拟定双方都认可的合作协议。合作协议应该包括以下内容：
　（1）拟定一份粗略的图书库存品种和补货计划，商讨哪些品种可以纳入到VMI系统中，什么时候什么情况下可以补充新产品。
　（2）出版社怎么交货，库存仓库面积要多大才能保证出版物的正常销售要求和不断变化的产品需求。
　（3）出版社要指定专门人员负责管理分析商的库存，这些人员的管理能力、经验水平要达到什么要求，这个标准也必须获得双方的认可。
　（4）和一家出版社合作的分销商不可能只有一个，因此出版社怎样才能满足所有分销商的交货时间要求、交货地点要求，图书使用哪种物流方式怎么送到分销商手中，怎么保证库存图书的安全。双方必须就诸如交货时的签字程序、存货的标记等细节问题详加讨论。
　（5）参与VMI系统的分销商的资格、分销商的培训和退出计划。
　（6）有关退货的规定，主要包括退货的提前通知期限、退货的费用负担等。
　（7）意外情况的通知程序，包括什么样的意外情况需要报告、报告的方式、预解决的方案等。
　（8）付款方式、付款时间等约束条约。
　（9）惩罚条款的约定，如任一方违反了双方约定的某项条款，将受到什么样的惩罚，以示公平。
　VMI的实施需要出版社和销售商双方的共同努力。任何合作协议都不可能解决所有问题，这就需要出版社在和销售商的合作中因地制宜，根据双方的实际情况定期或不定期地调整合作计划，确保沟通渠道畅通。

　参考文献
　［1］丁毅.以“供应商管理库存”治书荒［N］.中国图书商报，2008-08-26.
　［2］华长生.供应商管理库存的模式研究［J］.江苏商论,2003 (11).
　［3］张鹏.供应商管理库存在供应链中的优势分析［J］.市场周刊（新物流）2007(3).
　［4］李建军.供应商管理库存（VMI）的实施研究［J］.商业研究,2007(3).
　［5］浦徐进，唐建荣.生产商是否选择供应商管理库存（VMI）策略的研究［J］.商业研究，2007(12).

来源：《大学出版》2009年第2期（总第64期）

本版责编：江蕾

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