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项目管理在出版活动中的应用

汪萍

2003-02-13 16:45:57 来源：

　新世纪初中国加入WT0，给出版业带来了前所未有的机遇和挑战。为增强竞争力，使国内出版业能顺利应对国外出版势力的挑战，在中国这块土地上繁荣发展，出版经营已逐步从单一型向集团型转化，这一整合过程造就了一些极有竞争力的出版集团。而在各出版社内部进行的各种各样的改革实践也证明，靠单兵散将很难取胜。基于这样的认识，出版社更加重视以出版社为主体进行的各种大型的策划、组稿活动，以及以编辑室为主体进行的系列书、丛套书的策划、组稿、出版、发行活动。在这些活动中，出版社要向管理要质量，向管理要效益。因为这些大型的组稿、出版活动资金投入量大，参与人员多，运用科学的管理思想和管理方法，可充分降低出版风险，保障各项活动成功开展。
　本文拟对项目管理及其在出版活动中的应用进行一些探讨。
　J·D·弗雷姆认为项目管理是指满足性能指标，按进度要求，在预算范围内完成项目任务。从项目管理的定义中可以看出，既讲经济效益和社会效益、又讲效率的出版活动是非常适用项目管理的科学方法的。
　一次大型的图书出版活动，如四川省师范院校教材出版，是一个典型的项目。它包括策划、组稿会、教材编写、编辑加工、出版、发行及反馈等一系列子项目。实施项目管理可对这一项目的启动阶段、计划阶段、执行阶段、控制阶段、结果阶段的各部分工作进行细分，充分考虑到各种因素对每一阶段的影响及作用，并针对每一具体任务，确定所需资源(包括人力、物力、时间、资金等)及主从人员，将责任落实到人头上。以上管理思想及方法，都必须形成文件，以免精心的项目管理流于形式。这些看似繁琐的工作，对于确保项目满足各项项目目标，按进度要求在预算范围内完成，有着举足轻重的作用。比如，就组稿会而言，可以细分为选定相关学校，确定参会人员(联络、沟通)，组稿会议日程安排，确定编写教材名称，确定每一门教材的主编、副主编及编委名单，初定交稿日期等项工作。每一项具体的工作都需要投入人力、物力、时间、资金，都需要做认真的计划和预算。有了周密的安排，可以确保项目的每一步实施都能达到预期的成果。
　一次以合作出版图书为目的的出版活动，也可运用项目管理。对于合作出版图书的甲乙双方而言，必须签订正式的合作协议。在协议中，可明确该合作将运用项目管理，对拟合作出版的图书书名、字数、投向市场日期、所需资金、各自承担的责任及义务、利润分成、双方的项目负责人及参与人等进行明确的规定。除此之外，对每一种具体图书的出版，还可以进行具体而微的项目管理。这样做的目的，在于规范甲乙双方的行为，使这种利润共享、风险共担的合作能最大限度地降低风险，增大利润，产生双赢的结局。进行项目管理，亦可使合作的双方避免不必要的纠纷或者账务不清，或者责任不明，最终陷入相互扯皮的泥潭。
　以编辑室为主体进行的图书策划、组稿、出版活动更带有明显的项目性质。编辑室的每一个成员均是项目的干系人(指积极介入项目或利益受到项目执行结果的正面、负面影响的个人和组织)，他们对参与项目管理有着很高的积极性，团队合作互助精神较强。由于他们在日常工作中经常合作，因而共同完成一个项目有着很多的便利，进行项目管理也就更得心应手。如一个编辑室准备在两年内推出一套传播学书系，他们便可以运用项目管理。
　首先，进行调研，了解此类书的市场份额、竞争对手所占的市场份额、本社这类书的销售情况、作者的影响力，以及这类书适用于哪类读者和潜在读者，从而确定是否出版此书系。在此阶段，要对具体的调研理由、调研方式和地点、调研所需经费、参与人员等作具体的规定，以免调研所得材料不实，造成项目失败。
　其次，形成选题预案，提出选题报告。要依据调查情况，精心策划此书系的出版，充分运用项目管理的思想。如此书系具体书名的确定、作者的选择、交稿日期、每一本图书的项目负责人、出版周期的约定、图书宣传及发行的方式等情况都要作出明确规定。按照这些规定，对成本(如编审费、照排费、印刷费、封面设计费、广告宣传费、稿酬)和利润要作仔细估算。此过程，要充分考虑到各种市场因素的影响，考虑风险成本，使项目预算更科学，更合理，更合乎实际。
　第三，进入出版流程。一旦出版社采纳了编辑室的选题，便进入了出版流程，要经历诸如申报选题、签订合同、编辑加工、校对、印刷、发行等环节。项目开始实施，要综合运用各种项目管理的科学方法，如项目成本估算中的工料清单法、项目时间管理中的绘制甘特图法、项目成本控制中的挣值分析法、项目质量控制中的绘制帕累托图法，对整个项目运作过程进行全面的计划、预算、核算、控制。这些方法的使用，便于对项目实施科学管理和有效控制，以期在预计的时间内，高质量地完成项目。
　第四，图书发行及反馈。这是项目执行的最后阶段，也是项目能否最终取得成功的关键。图书出版周期较长，项目干系人由于经过长时间的辛苦劳动，此时往往已精疲力尽，但仍不能忽视这一步的作用。图书最终是要走向社会的，只有受到读者认可，项目才算成功了。因此，要按照策划好的图书发行方式，多渠道、全方位地进行宣传，争取抢占市场先机。在图书面市后，还应及时收集反馈信息，了解此类书系的销售情况、读者意见及建议，以便作进一步的修订、完善。对失败的项目也应及时总结经验、教训，找出失败的原因以供借鉴。
　以上的一切工作在项目完成后都应形成文件，归入档案。成功的项目和失败的项目都是出版社的宝贵财富，它记录了出版社的成长，值得珍藏。
　其实，出版社每一本书的出版，都是一个小的项目，都应该运用项目管理的思想和方法进行科学管理。对于每年要出几百种图书的出版社而言，如果没有科学的管理，一切都会杂乱无章。“项目管理”可以理顺出版的头绪，厘清出版的繁杂，使出版活动规范有序地进行。

摘自：《大学出版》2002年第4期

本版责编：江蕾

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