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高校出版社办公室在转制工作中的应对策略

高惠贞（中山大学出版社）

2008-10-07 16:42:59 来源：中山大学出版社

　随着教育部、新闻出版署于2007年关于18+1家大学出版社转制试点的批复，以及《高等学校出版体制改革工作实施方案》的施行，我国高等学校出版社的改制工作已拉开帷幕。经过大半年的时间，目前，各试点单位已通过了资产评估、验资等相关程序，向有关部门的报批工作也进入了以建立公司制为主的现代企业管理制度所必需的相关环节——申请工商注册变更。在完善相关手续和建立相关制度之后，试点出版社将以企业独立法人的身份，参与市场的竞争和经营，摒弃了原来“事业单位、企业管理”的束缚，以崭新的姿态展现给广大的读者和业界。
　由于出版社转制后必须独立地承担起相关的责任，必须完善各种管理机制，就使得原来在“大学”树阴庇护之下的大学出版社，在如何迅速适应环境变化、健全自身各项制度方面开展工作方面显得尤为重要。而大学出版社办公室在转制之后，出版社办公室应该强化哪些方面的工作？笔者就近年来在办理中山大学出版社转制相关手续过程中遇到的问题及如何应对做一整理，以抛砖引玉。

　一、及时参与规章制度的修订工作
　大学出版社经过20多年的发展，都有比较完善的规章制度，上至出版社发展规划、上下班考勤制度、经营管理方案、分配制度，下至员工管理办法、福利办法、休假办法和劳动保护条例等等，可谓琳琅满目，无所不有。这些规章制度，基本上都是在旧的体制下制定的。转制后，特别是在新的《劳动合同法》实施之后，这些规章制度必须根据新的要求进行修订，方能执行。否则，这些制度随时都有可能因违反相关法规而无效，或因为没有履行相关法定程序致使出版社作为独立法人在行使民事诉讼权力时遭遇败诉和经济损失。因此，作为大学出版社办公室，在转制后积极主动地参与社内各项规章制度的修订，应该成为义不容辞当仁不让的首要任务和主要工作。
　首先，社办公室拥有对各方面政策的知情权和了解权。出版社规章制度的修订工作，应该在承前启后、适应转制要求和新的法规的前提下进行，而社办公室既熟悉转制前的社内各种规章制度，又熟悉相关政策及法规变化，而且还对转制过程中国家对改制试点单位享受的特殊政策十分熟悉。因此具有充分的有利条件。
　其次，社办公室是社内较多规章制度的执行和检查者，拥有修订规章制度的发言权。社办公室对转制前各项制度的执行情况都了如指掌，如何修改转制后的规章制度，他们最有发言权。
　最后，作为学校规章制度在出版社的传达者和执行者，社办公室拥有独特的见解权。由于行政管理工作的一脉相通。转制后，出版社行政管理方面工作的开展，理应由社办公室承接。因此，社办公室应积极参与社内各项规章制度的修订工作，为转制后出版社各方面工作的顺利开展奠定基础。

　二、转变人力资源管理的工作方式方法
　转制前，由于学校人事部门的全力包办，出版社办公室仅起“传达”作用。比方说，对原在编在岗的“正式工”的管理，学校的年度考核、每次工资的套改等等，社办公室仅需把学校文件精神讲透即可，不用操心。又如，对合同制员工的管理，由于学校沿用的是“事业单位”管理模式，也由“人才中心”或什么部门统管起来，甚至统一安排宿舍，等等。使社办公室在人力资源管理方面非常“宽松”。转制后，上述人力资源管理的工作将由社办公室独立承担。笔者认为，社办必须适应情况的变化，做好如下几方面的工作。首先，树立全面规范接管的观念。转制后，出版社成为真正意义上的独立法人，必须对所聘用的人员负全责。这就要求出版社必须具备全面、完善的理念，全面地接手全社不同身份、各类人员的管理责任，容不得半点疏漏，为有效规避和减少法律纠纷而奠定基础。其次，区别对待两类不同背景的员工。转制后，在公司化的现代企业管理制度下，社内员工享受着同工同酬及政治上一律平等的待遇。但作为历史的产物，“新人新制度、老人老办法”下的人事管理，注定了出版社面临两种不同身份的人员。我们必须把社内两大类员工在人事管理和档案管理工作方面区别对待，既要做到社内员工一视同仁，“合同员工”与“正式工”平等对待，又要根据政策对“正式工”特殊对待，力求做到合同员工要有主人的感觉，又不使“正式工”失去往日的自豪感。再次，建立适合出版社自身发展需要的人才建设和评估体系。转制前，大学社在人事管理上主要依赖于学校，而学校却根据“进人”、“用人”的特点和标准建立人才评估体系，在进人、用人方面，出版社甚至成为学校“富余”人员的安插之地。转制后，出版社以独立法人的姿态面对市场，就必须建立从招聘方式、渠道开始，到人才使用、晋升、评价等一系列的建设和评估体系，以确保出版社良好健康地发展。

　三、做好员工社会养老保险的购买工作
　社会养老保险（下称“社保”）作为员工应付突发事件和退休后的保障，已成为大部分劳动者接受和享受的福利待遇。转制后，大学出版社必须由依赖学校购买和办理相关“社保”手续转向以出版社承办为主。怎样购买和如何办理相关手续，成为社办公室的首要难题。在转制的操作过程中，笔者认为，首先必须平稳过渡。各种保险，特别是养老保险对交费的连续性、交费年限、初次交费时间都有非常严格的界定，这些因素将决定员工将来的收益。因此，在接转过程中，首要的是以连续性为原则，与学校相关部门配合，平稳地办理相关手续后，由出版社接管，绝不应该由校方中止后由社方购买。其次，险种齐全。很多经济实体在给员工购买保险时，仅买养老保险，忽视了其他险种的购买，一旦引起劳务纠纷，最终亏的仍是用人单位。最近，笔者所在学校有一公司中止营业。在清理遣散员工时，就遭到员工的索赔，起因就是该企业没有购买齐全险种和“住房公积金”，最终导致企业赔偿。所以，出版社转制后，应对员工负责任地按规定把险种买齐。在“养老、生育、失业、医疗、工伤”等应购买的险种中，除“生育险”有商量余地之外，其余的均应购买。与其把风险全部压在企业清盘之时，到不如用分摊的方法把压力转移到平常的日常经营管理成本之中。这样既给员工解除了后顾之忧，使其乐于勤奋工作，又可以减轻企业清盘负担。企业承担的社会责任，很大程度是体现在解决劳动就业问题和根据规定负责地为员工购买保险方面，而不应是一旦遭遇挫折时，把员工推向社会。出版社也不例外。因此，转制后，出版社办公室应主动、平稳、全面地接手员工的保险事宜。

　四、建立全面的员工档案
　档案是员工成长过程的轨迹。出版社全面建立员工档案，是对员工负责任的体现。转制前，我们可以依赖学校相关部门和学校档案馆，对员工档案进行管理。但转制后，作为社办公室就有责任承担起建立档案和保管档案的责任。档案学是一门技术性和操作性非常强的学问，我们可以根据档案管理的相关要求，规范地建立起员工档案。对此，我们应注意以下几方面：第一，按标准规范建立员工档案。这方面我们可以参观、学习学校档案管理部门的经验，系统地建立全社员工的档案。第二，注意区别不同类别的人员。现实中有两种不同背景的劳务关系，一种是与学校发生劳务关系的“正式工”，另种是与出版社签订合同的合同工。对两类情况应不同对待。相对来讲，出版社签订的员工档案应更详尽、更齐全为好。对原“正式工”的档案管理，也应实事求是地与校有关部门协调好，在社内建立职工卡片，做好相关记录甚至收藏复印件，以便日后工作之需。第三，设专人负责档案管理工作。出版社办公室工作繁杂是公认的。转制后，由于对外事务增多，工作量增大也是意料之中的事。所以，对档案的管理工作，必须指定专人负责，这样才能细致、全面和安全。总之，转制后出版社加强对档案的管理，是强化人力资源管理的有效体现和补充。档案管理的完备性，将对出版社建立人才评估体系产生巨大的辅助作用。

　五、加强与工会组织的协作
　工会作为员工的自发性组织，在新的历史条件下以及在出版社转制之后，将发挥着不可替代的作用。按《公司法》、《工会法》、《中国工会章程》以及新的《劳动合同法》规定，工会在企业经营管理过程中，很多决策和规章制度，特别是涉及员工利益的相关事宜，必须提交工会、职代会讨论。类似集体合同、员工薪酬方案等都应与工会协商。工会工作已由转制前的慰问病人、发过节慰问品等生活琐事，转移到参与企业决策和民主监督、民主管理以及维护职工权益方面上来。可以预见，转制之后，出版社各项工作规范化后，社办公室与社工会接洽、合作的机会将大增。因此，转制后，我们应做好以下三点：首先，加强与工会的沟通。对日常工作中涉及民主管理和涉及职工利益的事项，积极与工会沟通，以取得工会的支持。其次，建立相关的议事、公示程序。根据相关法律规定，企业众多的事宜在提交工会、职代会讨论后，须按严格程序公示，方能生效。这些事宜要确保内容和程序都不能出现差错，否则在法律上视为无效。再次，及时反馈员工的意见。工会作为“员工之家”，必然收集员工的不同意见，其中不少是建议性的好主意，这些合理的建议对出版社制定和修改政策是有帮助的。作为社领导助手的社办公室，理应把该项工作做好。

　六、充分利用网络资源
　信息的收集与处理，是行政管理工作的一个重要组成部分。转制后，出版社办公室对信息的管理，要求更高。不管是对外收集和接收相关文件、要求上报数据材料的外源信息，还是对内的数据收集要汇总统计的内源信息，对社办公室来讲都是非常重要的。这些工作的完善程度，将直接影响社办公室为社领导提供的材料和对领导决策产生重大的影响。要做好转制后这方面的工作，离不开充分利用网络资源。首先，利用网络资源获取外源信息。转制后，出版社对上级领导的方式更直接，要求也越来越高。有效地减少环节对提高行政效率是很有帮助的。作为相对独立的法人企业，理应利用网络资源充分地加强与外界沟通和密切地与上级主管部门联系，及时地获取外源信息。这里面包括上级指示精神、市场反馈信息、出版社年度统计、审查等信息资料。只有充分地掌握外源信息，才能保障出版社决策正确。其次，有效利用局域网收集和发送内源信息。信息化、自动化办公系统已普及各社，如何有效利用内部局域网收集、发表内源信息，将成为各社关注的焦点。内源信息的双向性，能使出版社转制后运作加速，部门之间的合作更快捷更便利。最后，利用网络资源进行数据统计与科学分析。数据管理已成为出版社转制后决策的重要依据。全面、准确地收集社内外各种信息、数据，对出版社面对多变的市场、捕捉商机，以及有效判研自身优势与劣势有着相当重要的作用。因此，社办公室应在转制后，做好领导的助手，充分利用网络资源，双向地做好信息采撷与管理的工作，为出版社领导决策提供保障。

　综上所述，出版社办公室在转制工作中如何理出工作重点，是行政人共同探讨的课题。在出版社转制中及转制后，将上述问题妥善解决，我们才能辅助社领导的决策，才能协助出版社在激烈的商海中，赢取我们应有的社会效益和经济效益。

来源：中山大学出版社

本版责编：江蕾

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